Управление базой поставщиков (SLM)

База поставщиков

Ведение базы данных поставщиков

Система Norbit SRM позволяет собирать и вести широкую базу данных по поставщикам, в том числе по потенциальным. Данные могут собираться по многочисленным разрезам. Набор полей в карточке поставщика может быть задан динамически, например, исходя из его категорийной принадлежности. Информация такого рода в учетных системах и мастер-справочниках обычно не ведется!

Ваши закупщики работают с единым хранилищем данных, в котором собирается – автоматически и вручную – большой массив информации о поставщиках и их работе:

• Регистрационные данные
• Адреса (офисы, склады, производства)
• Аффилированность и принадлежность к единой корпоративной структуре
• Контактные данные
• Категорийные данные
• Операционные данные (участие в закупках, договоры, поставки, оплаты)
• Данные по аккредитации и квалификации
• Данные по управлению поставщиками

Регистрация поставщиков

Самостоятельная регистрация новых поставщиков

Поставщики могут регистрироваться самостоятельно на портале. Ссылку для регистрации они могут найти на корпоративном сайте Компании, в конкурсной документации, получить в письме от закупщика. Если поставщик уже зарегистрирован, система сообщит об этом и предложит пользователю присоединиться к существующему поставщику.

Новые поставщики

Закупщик может завести карточку нового поставщика, в том числе по рекомендации инициатора. Эта опция может понадобиться в случае поставщиков-монополистов или тех поставщиков, которые по какой-то причине не могут использовать портал.

Проверка и отсев

При регистрации поставщика на портале или при заведении новой карточки в контуре Norbit SRM система проверит такую запись на наличие в существующей базе данных и не даст ее оформить в случае обнаружения. Возможна настройка автоматической проверки и отсева поставщиков в случае их обнаружения в публичных реестрах недобросовестных контрагентов.

Шаблоны анкет

Система позволяет гибко настраивать шаблоны анкет при помощи встроенного конструктора. Конструктор шаблонов позволяет формировать анкеты аккредитации и квалификации, в частности:

• Создавать разделы анкет и вопросы с предустановленными ответами
• Задавать критерии для автоматической оценки поставщиков: система оценок и весов, пороговое значение оценки
• Обеспечивать вариативность содержания анкет и оценки для разных типов и видов поставщиков
• Запрашивать предоставление данных или документов

Анкеты аккредитации

В случае прохождения первичной проверки и отсева поставщик может заполнить анкету аккредитации на портале, заявить категории для квалификации, приложить требуемые документы, подписать базовые соглашения при помощи ПЭП.

Инструменты ML

Сбор, классификация и автопроверка документов с помощью ML

Расширенный инструментарий ML позволяет организовать альтернативный сбор данных и документов для целей аккредитации и квалификации при помощи чат-бота, которого можно разместить на корпоративном сайте поставщика. Также инструменты ML могут использоваться для целей классификации и автоматической проверки входящих документов в рамках аккредитации и квалификации. Если алгоритм не разберется, он позовет закупщика на помощь.

Экспресс-проверка

При помощи этого расширения вы сможете получать актуальные данные о статусе поставщиков, а также маркеры их благонадежности из системы Контур-фокус или СПАРК в рамках экспресс-проверки. Также у вас будет возможность формирования собственного сводного индикатора на основании маркеров или получения существующих сводных индикаторов из системы проверки (Контур-фокус, СПАРК).

Аккредитация

В данном блоке закупщик получает заполненную анкету поставщика и подтверждающие документы в системе. Далее он может проверить ответы, запросить уточнение или доработку. Процесс проверки может быть гибко настроен для совместной работы с другими экспертами Компании. По результатам проверки возможно автоматическое или ручное назначение статуса аккредитации. На основании статусной модели аккредитации может осуществляться управление жизненным циклом поставщика, а также настраиваются дополнительные ограничения или меры управления.

По результатам проверки и аккредитации поставщика возможно сохранение печатной формы для целей отчетности перед регулирующими органами.

Анкеты квалификации

Заполнение анкет квалификации по категории

По факту аккредитации поставщик получает в своем личном кабинете на портале доступ к анкетам квалификации по ранее заявленным категориям. Поставщик может заполнить анкету квалификации портале, приложить требуемые документы, а также подписать базовые соглашения при помощи ПЭП.

Квалификация

Закупщик получает заполненную анкету и подтверждающие документы в системе. Далее он может проверить ответы поставщика, запросить уточнение или доработку. Процесс проверки может быть гибко настроен для совместной работы с другими экспертами Компании. По результатам проверки возможно автоматическое или ручное назначение статуса аккредитации. На основании статусной модели аккредитации может осуществляться управление жизненным циклом поставщика, а также настраиваются дополнительные ограничения или меры управления.

KPI поставщиков

Оценка и мониторинг показателей эффективности

За счет интеграции с учетной системой, а также с другими модулями Norbit SRM модуль позволяет рассчитывать совокупные показатели эффективности поставщиков (например, на базе первичной аккредитации и квалификации, показателях участия в закупочных процедурах, показателях надежности поставок (OTIF), оценке качества поставок/услуг). Исходя из показателей эффективности поставщиков может быть настроена логика поведения системы.

Рейтинг поставщика

В случае наличия нестандартных требований по расчету сводного рейтинга поставщика может быть задействован инструментарий машинного обучения.

Аудит

В случае актуальности проведения выездных аудитов на площадке поставщика система позволяет настроить сопровождение этого бизнес-процесса, в том числе: формирование и заполнение чек-листов, сбор и хранение документов, управление задачами и сроками. Данный функционал может быть частью блока по квалификации (например, по отдельным категориям) или иметь самостоятельную реализацию.

Управление поставщиками

Система предоставляет возможности по назначению мер по управлению поставщиками исходя из результатов аккредитации, квалификации, аудита, а также операционного взаимодействия. Данные меры могут быть отражены в личном кабинете поставщика на портале, а их выполнение может отслеживаться закупщиком в основном контуре SRM.

Дисквалификация

Дисквалификация поставщиков

В ходе работы с поставщиками вам может потребоваться функция дисквалификации и выведения поставщиков из действующего пула по истечению срока действия аккредитации/квалификации или по внешним событиям.

Черный список

Бывают случаи, когда одной дисквалификации будет недостаточно: потребуется внести поставщика в Черный список, чтобы не допустить его повторной квалификации. Ситуации бывают разные, вы знаете. Система позволит оформить процесс ведения Черного списка с соблюдением всех требований и сохранением всех необходимых следов.