SLM-система для управления базой поставщиков

База поставщиков

Система управления отношениями с поставщиками Norbit SRM позволяет собирать и вести широкую базу данных по партнерам, в том числе по потенциальным. Информация подбирается по многочисленным разрезам. Набор полей в карточке поставщика может быть задан динамически, например, исходя из его категорийной принадлежности. Информация такого рода в учетных системах и мастер-справочниках обычно не ведется.

Ваши закупщики работают онлайн в базе поставщиков с единым хранилищем данных, в котором автоматически или вручную собирается большой массив информации о контрагентах и их работе:

• Регистрационные данные
• Адреса (офисы, склады, производства)
• Аффилированность и принадлежность к единой корпоративной структуре
• Контактные данные
• Информация об операциях (участие в закупках, договоры, поставки, оплаты);
• Категорийные данные
• Информация по аккредитации и квалификации
• Информация по управлению поставщиками

Регистрация поставщиков

Контрагенты могут регистрироваться самостоятельно на портале. Ссылка для регистрации представлена на корпоративном сайте компании, в конкурсной документации, в письме от закупщика. Если поставщик уже зарегистрирован, система сообщит об этом и предложит пользователю присоединиться к существующему контрагенту.

Новые поставщики

Система от Norbit SRM для оптимизации поставок, логистики и организации отношений с партнерами позволяет завести карточку нового контрагента, в том числе по рекомендации инициатора. Эта опция может понадобиться при наличии поставщиков-монополистов или поставщиков, которые по какой-то причине не могут использовать портал.

Проверка и отсев

При регистрации на портале или при заведении новой карточки в контуре Norbit SRM система для управления поставщиками проверит такую запись на наличие в существующей базе данных и не даст ее оформить в случае обнаружения. Возможна настройка автоматической проверки и отсева участников в случае их обнаружения в публичных реестрах недобросовестных контрагентов.

Шаблоны анкет

Система для управления отношениями с поставщиками позволяет гибко настраивать шаблоны анкет при помощи встроенного конструктора. Он позволяет формировать анкеты аккредитации и квалификации, в частности:

• создавать разделы анкет и вопросы с предустановленными ответами;
• задавать критерии для автоматической оценки поставщиков: система оценок и весов, пороговое значение оценки;
• обеспечивать вариативность содержания анкет и оценивания для разных типов и видов поставщиков;
• запрашивать предоставление данных или документов.

Анкеты аккредитации

В случае прохождения первичной проверки и отсева поставщик может заполнить анкету аккредитации на портале, заявить категории для квалификации, приложить требуемые документы, подписать базовые соглашения при помощи ПЭП.

Инструменты ML

Расширенный инструментарий ML позволяет организовать альтернативный сбор данных и документов для целей аккредитации и квалификации при помощи чат-бота, которого можно разместить на корпоративном сайте поставщика. Также инструменты для автоматизации работы могут использоваться для целей классификации и автоматической проверки входящих документов в рамках аккредитации и квалификации. Если алгоритм не разберется, он позовет закупщика на помощь.

Экспресс-проверка

При помощи этого расширения системы управления поставщиками вы сможете получать актуальные данные о статусе контрагентов, а также маркеры их благонадежности из системы Контур-фокус или СПАРК в рамках экспресс-проверки. Также у вас будет возможность формирования собственного сводного индикатора на основании маркеров или получения существующих сводных индикаторов из системы проверки (Контур-фокус, СПАРК).

Аккредитация

В данном блоке закупщик получает заполненную анкету поставщика и подтверждающие документы в системе. Далее он может проверить ответы, запросить уточнение или доработку. Процесс проверки может быть гибко настроен для совместной работы с другими экспертами компании. По результатам проверки возможно автоматическое или ручное назначение статуса аккредитации. На основании статусной модели аккредитации в системе может осуществляться управление жизненным циклом сотрудничества с поставщиком, а также настраиваются дополнительные ограничения.

По результатам проверки и аккредитации возможно сохранение печатной формы для целей отчетности перед регулирующими органами.

Анкеты квалификации

По факту аккредитации поставщик получает в своем личном кабинете на портале доступ к анкетам квалификации по ранее заявленным категориям. Он может заполнить анкету на сайте, приложить требуемые документы, а также подписать базовые соглашения при помощи ПЭП.

Квалификация

Закупщик получает заполненную анкету и подтверждающие документы в системе. Далее он может проверить ответы поставщика, запросить уточнение или доработку. Процесс проверки может быть гибко настроен для совместной работы с другими экспертами компании. По результатам проверки возможно автоматическое или ручное назначение статуса аккредитации. На основании статусной модели аккредитации может осуществляться управление жизненным циклом сотрудничества с поставщиком, а также настраиваются дополнительные ограничения.

KPI поставщиков

За счет интеграции с учетной системой, а также с другими инструментами Norbit SRM модуль для управления отношениями с поставщиками позволяет рассчитывать совокупные показатели эффективности поставщиков (например, на базе первичной аккредитации и квалификации, показателях участия в закупочных процедурах, надежности поставок (OTIF), оценке качества поставок/услуг). Исходя из показателей эффективности контрагентов, может быть настроена логика поведения системы.

Рейтинг поставщика

В случае наличия нестандартных требований по расчету сводного рейтинга поставщика может быть задействован инструментарий машинного обучения.

Аудит

В случае актуальности проведения выездных аудитов на площадке поставщика система позволяет настроить сопровождение и комплексную автоматизацию этого бизнес-процесса, в том числе формирование и заполнение чек-листов, сбор и хранение документов, управление задачами и сроками. Данный функционал системы оптимизации заказов у поставщиков и поставок может быть частью блока по квалификации (например, по отдельным категориям) или иметь самостоятельную реализацию.

Управление поставщиками

Система для упрощения коммуникации с поставщиками предоставляет возможности по назначению мер по управлению контрагентами с учетом результатов аккредитации, квалификации, аудита, а также операционного взаимодействия. Данные меры могут быть отражены в личном кабинете поставщика на портале, а их выполнение может отслеживаться закупщиком в основном контуре SRM.

Дисквалификация

В ходе работы вам может потребоваться функция дисквалификации и выведения контрагентов из действующего пула по истечению срока действия аккредитации/квалификации или по внешним событиям.

Черный список

Бывают случаи, когда одной дисквалификации недостаточно: потребуется внести контрагента в черный список, чтобы не допустить его повторной квалификации. Система для оптимизации поставщиков позволит оформить процесс ведения черного списка с соблюдением всех требований и сохранением необходимых следов.