Закупочные процедуры

Автораспределение

Согласованные потребности могут автоматически распределяться на ответственных закупщиков с учетом категорийной принадлежности позиций и оргструктуры организации.

Агрегирование потребностей

Согласованные позиции построчно собираются в Реестр потребностей, на базе которого ответственный закупщик может формировать предмет конкретной закупочной процедуры. Таким образом, в системе для автоматизации и управления закупками возможно объединение потребностей из множественных источников для снижения трудозатрат за счет уменьшения количества процедур и увеличения «силы покупателя».

Управление задачами

Управляйте закупочным проектом при помощи задач — назначайте ответственных, устанавливайте плановые сроки (в том числе нормативные), фиксируйте фактические сроки. Стандартные задачи — обязательные и необязательные — настраиваются на уровне шаблона. Автоматизация учета и планирования закупок позволяет добавлять данные задачи вручную.

Омниканальность

Выбирайте один из каналов для проведения вашей процедуры — электронную почту, Портал поставщиков или ЭТП — в зависимости от ее особенностей и от требований вашей компании (например, закрытый сбор предложений или открытый конкурс). Система Norbit SRM позволяет достигнуть нужных результатов за счет существующих функций, интеграций и шаблонов и улучшить управление закупками на предприятии.

Формат закупки

Выбирайте один из каналов для проведения вашей процедуры — электронную почту, Портал поставщиков или ЭТП — в зависимости от ее особенностей и от требований вашей компании (например, закрытый сбор предложений или открытый конкурс). Система Norbit SRM позволяет достигнуть нужных результатов за счет существующих функций, интеграций и шаблонов и улучшить управление закупками на предприятии.

Настройка процедуры

Система автоматизации закупочных процессов Norbit SRM предоставляет широкий набор настроек для процедуры в зависимости от выбранного канала проведения и способа закупки. Вы сможете определить, будет ли она попозиционной или разделенной на лоты. Можно ли подавать предложение в альтернативной валюте, отклоняться от требуемого количества, видеть предложения других участников — решать вам.

Подбор участников

Система автоматизации отдела закупок Norbit SRM позволяет гибко формировать список участников для процедуры:

• на основании рекомендации инициатора,
• на базе автоматической подборки поставщиков, квалифицированных по категории закупки,
• определенных закупщиком вручную.

Участниками также могут стать новые контрагенты в случае проведения открытой процедуры на ЭТП. Автоматический подбор поставщиков можно сделать интеллектуальным за счет подключения алгоритмов машинного обучения.

Работа с документацией

Система для оптимизации P2P-процессов позволяет формировать комплект требуемой закупочной документации в соответствии с корпоративным шаблоном и проводить его согласование до запуска процедуры.

Методика выбора

Наравне с закупочной документацией возможно согласование общей методики выбора поставщика, которая может включать планируемые этапы и сроки процедуры, участников и критерии оценки.

Публикация процедуры

После завершения настройки и согласования процедуры, она может быть запущена закупщиком вручную или к установленному сроку.

Коммуникации с участниками

• уведомлениями – массовыми и индивидуальными
• запросами на разъяснения – с ответом участнику-автору вопроса или всем участником
• запросами на уточнение – по полученным коммерческим предложениям
• запросами на доработку – при необходимости получения дополнительных сведений или документов по полученным предложениям

Подача предложений

Участники могут подать свое предложение в зависимости от канала проведения процедуры: по почте, через Личный кабинет поставщика на Портале, на ЭТП.

Классификация документов

При помощи этого расширения в системе для управления в сфере закупок, основанного на алгоритмах машинного обучения, вы сможете автоматически классифицировать и проверять копии документов в составе коммерческих предложений. Алгоритм также сможет «прочитать», какой именно документ вы получили от поставщика, сохранит его в правильном разделе хранилища, а также при необходимости переведет данные из документа в структурированный вид.

Мультивалютность

При настройке процедуры закупщик может допустить подачу предложений в иностранной валюте. Для целей дальнейшего приведения предложений к единой валюте система использует актуальные валютные курсы ЦБ РФ.

Экспресс-проверка

При помощи этого расширения системы для оптимизации закупочных процессов вы сможете получать актуальные данные о статусе поставщиков, а также маркеры их благонадежности из системы Контур-фокус или СПАРК в рамках экспресс-проверки. Также у вас будет возможность формирования собственного сводного индикатора на основании маркеров или получения существующих сводных индикаторов из системы проверки (Контур-фокус, СПАРК).

Оценка по критериям

Для обеспечения комплексной оценки предложений может быть задан набор критериев —технических и коммерческих — как в рамках отдельной процедуры, так и в составе общего шаблона. Оценка проводится уполномоченным ответственным — экспертом или закупщиком — с автоматическим расчетом результатов на основании предустановленных вариантов ответов и весов.

Накладные расходы

Помимо оценки предложений на основании полученных цен, закупщик может провести их сравнение с расчетом общей оценочной стоимости, которая будет включать возможные накладные расходы (например, стоимость денег, доставки, таможенного оформления или сертификации). Это позволит сделать оценку предложений более взвешенной.

Квалификационный отбор

При проведении процедуры закупщик может провести отбор участников для последующего сравнения полученных предложений. Отбор поставщиков в системе управления закупками в организации может проводиться автоматически (например, по результатам аккредитации или квалификации) или вручную.

Работа с аналогами

На этапе формирования потребности инициатор может допустить предложение аналогов для требуемой номенклатуры. В этом случае поставщики смогут подать предложения на позиции-заменители с указанием конкретных дополнительных характеристик (например, производитель, артикул производителя, цвет, мощность и проч.). Допущенные к рассмотрению предложения далее могут быть направлены на согласование аналогов инициатору.

Конкурентный лист

Для оценки и сравнений предложений закупщик может воспользоваться в SRM системе интерактивным конкурентным листом, в котором отображаются требуемые характеристики номенклатуры и условия закупки. Также в листе фиксируются результаты квалификации и отбора поставщиков, результаты согласования аналогов, расчеты оценочной стоимости с накладными расходами.

Сценарии выбора

Интерактивный конкурентный лист позволяет проводить быстрый выбор победителей среди участников, прошедших отбор, на основе предустановленных сценариев:

• при помощи рангов для лотовых закупок
• по минимальной стоимости или по минимальным срокам поставки.

Определение победителя

При определении победителя в попозиционной закупке закупщик может распределить в конкурентном листе позиции между разными участниками, в том числе с разбивкой количества по отдельной строке. Система закупки товаров укажет, если распределенное количество по строке оказалось больше или меньше требуемого.

Переторжки и редукционы

При необходимости закупщик может провести дополнительную закупочную процедуру среди предварительного квалифицированных участников в формате сбора улучшенных коммерческих предложений или редукциона на понижение цены.

Утверждение выбора

Основные сведения по проведенной процедуре, результаты отбора, предлагаемое распределение позиций и итоговые данные фиксируются в сводном отчете, который далее может быть направлен на утверждение руководителя или на рассмотрение тендерного комитета.

Тендерный комитет

Система управления процессом закупки Norbit SRM позволяет организовать и сопроводить документально рассмотрение и утверждение результатов процедуры с участием членов тендерного комитета. Проводите голосование заочно при помощи задач внутри системы или электронных писем или онлайн с одновременным форматом голосования. Система поддерживает объединение вопросов в составную повестку, отслеживание кворума, а также механизм эскалации.