Закупочные процедуры (SRC)

Автораспределение

Автоматическое распределение на исполнителей

Согласованные потребности могут автоматически распределяться на ответственных закупщиков с учетом категорийной принадлежности позиций и оргструктуры организации.

Агрегирование потребностей

Объединение потребностей в закупку из Реестра

Согласованные позиции построчно собираются в Реестр потребностей, на базе которого ответственный закупщик может формировать предмет конкретной закупочной процедуры. Таким образом, возможно объединение потребностей из множественных источников для снижения трудозатрат за счет уменьшения количества процедур и увеличения «силы покупателя».

Управление задачами

Управление закупкой при помощи задач

Управляйте закупочным проектом при помощи задач - назначайте ответственных, устанавливайте плановые сроки (в том числе нормативные), фиксируйте фактические сроки. Стандартные задачи – обязательные и необязательные - настраиваются на уровне шаблона. Также задачи может добавить закупщик вручную.

Омниканальность

Выбор канала для процедуры (почта, Портал, ЭТП)

Выбирайте один из каналов для проведения вашей процедуры - электронную почту, Портал поставщиков или ЭТП - в зависимости от ее особенностей и от требований вашей компании (например, закрытый сбор предложений или открытый конкурс). Norbit SRM позволяет достигнуть нужных результатов за счет существующих функций, интеграций и шаблонов.

Формат закупки

Выбор формата процедуры (анализ рынка, запрос ТКП, тендер)

Исходя из задач бизнеса и общей стратегии закупочной деятельности доступны различные форматы процедур: анализ рынка, запрос ТКП, запрос технических предложений, тендер. Выбор формата может оставаться ручным или происходить автоматически в зависимости от параметров бизнес-процесса.

Настройка процедуры

Система Norbit SRM предоставляет широкий набор настроек для процедуры в зависимости от выбранного канала проведения и способа закупки. Вы сможете определить, будет ли закупка попозиционной или разделенной на лоты. Можно ли подавать предложение в альтернативной валюте, отклоняться от требуемого количества, видеть предложения других участников – решать вам.

Подбор участников

Подбор участников процедуры

Norbit SRM позволяет гибко формировать список участников для процедуры:

• на основании рекомендации инициатора,
• на базе автоматической подборки поставщиков, квалифицированных по категории закупки,
• определенных закупщиком вручную.

Участниками также могут стать новые поставщики в случае проведения открытой процедуры на ЭТП. Автоматический подбор поставщиков можно сделать интеллектуальным за счет подключения алгоритмов машинного обучения.

Работа с документацией

Формирование и согласование закупочной документации

Система позволяет формировать комплект требуемой закупочной документации в соответствии с корпоративным шаблоном и проводить его согласование до запуска процедуры.

Методика выбора

Согласование методики выбора поставщика

Наравне с закупочной документацией возможно согласование общей методики выбора поставщика, которая может включать планируемые этапы и сроки процедуры, участников и критерии оценки.

Публикация процедуры

Публикация процедуры

После завершения настройки и согласования процедуры, она может быть запущена закупщиком вручную или к установленному сроку.

Коммуникации с участниками

Для целей обеспечения эффективного обмена информацией и документами между организатором и участниками закупочной процедуры система позволяет работать с:

• уведомлениями – массовыми и индивидуальными
• запросами на разъяснения – с ответом участнику-автору вопроса или всем участником
• запросами на уточнение – по полученным коммерческим предложениям
• запросами на доработку – при необходимости получения дополнительных сведений или документов по полученным предложениям

Подача предложений

Подача предложений

Участники могут подать свое предложение в зависимости от канала проведения процедуры: по почте, через Личный кабинет поставщика на Портале, на ЭТП.

Классификация документов

Классификация и автопроверка документов /расширение/

При помощи этого расширения, основанного на алгоритмах машинного обучения, вы сможете автоматически классифицировать и проверять копии документов в составе коммерческих предложений. Алгоритм также сможет «прочитать», какой именно документ вы получили от поставщика, сохранит его в правильном разделе хранилища, а также при необходимости переведет данные из документа в структурированный вид.

Мультивалютность

При настройке процедуры закупщик может допустить подачу предложений в иностранной валюте. Для целей дальнейшего приведения предложений к единой валюте система использует актуальные валютные курсы ЦБ РФ.

Экспресс-проверка

Автоматическая экспресс-проверка в конкурентном листе /расширение/

При помощи этого расширения вы сможете получать актуальные данные о статусе поставщиков, а также маркеры их благонадежности из системы Контур-фокус или СПАРК в рамках экспресс-проверки. Также у вас будет возможность формирования собственного сводного индикатора на основании маркеров или получения существующих сводных индикаторов из системы проверки (Контур-фокус, СПАРК).

Оценка по критериям

Оценка по техническим и коммерческим критериям

Для обеспечения комплексной оценки предложений может быть задан набор критериев - технических и коммерческих – как в рамках отдельной процедуры, так и в составе общего шаблона. Оценка проводится уполномоченным ответственным – экспертом или закупщиком - с автоматическим расчетом результатов на основании предустановленных вариантов ответов и весов.

Накладные расходы

Расчет общей стоимости с учетом накладных расходов

Помимо оценки предложений на основании полученных цен, закупщик может провести их сравнение с расчетом общей оценочной стоимости, которая будет включать возможные накладные расходы (например, стоимость денег, доставки, таможенного оформления или сертификации). Это позволит сделать оценку предложений более взвешенной.

Квалификационный отбор

Проведение квалификационного отбора участников

При проведении процедуры закупщик может провести отбор участников для последующего сравнения полученных предложений. Отбор поставщиков может проводиться автоматически (например, по результатам аккредитации или квалификации) или вручную.

Работа с аналогами

Запрос, сравнение и согласование аналогов

На этапе формирования потребности инициатор может допустить предложение аналогов для требуемой номенклатуры. В этом случае поставщики смогут подать предложения на позиции-заменители с указанием конкретных доп.характеристик (например, производитель, артикул производителя, цвет, мощность и проч.). Допущенные к рассмотрению предложения далее могут быть направлены на согласование аналогов инициатору.

Конкурентный лист

Формирование конкурентного листа

Для оценки и сравнений предложений закупщик может воспользоваться интерактивным конкурентным листом, в котором отображаются требуемые характеристики номенклатуры и условия закупки, а также предложенные поставщиками. Также в листе фиксируются результаты квалификации и отбора поставщиков, результаты согласования аналогов, расчеты оценочной стоимости с накладными расходами.

Сценарии выбора

Сценарии быстрого выбора позиций в конкурентном листе

Интерактивный конкурентный лист позволяет проводить быстрый выбор победителей среди участников, прошедших отбор, на основе предустановленных сценариев:

• при помощи рангов для лотовых закупок
• по минимальной стоимости или по минимальным срокам поставки.

Определение победителя

Распределение объемов между победителями

При определении победителя в попозиционной закупке закупщик может распределить в конкурентном листе позиции между разными участниками, в том числе с разбивкой количества по отдельной строке. Система укажет, если распределенное количество по строке оказалось больше или меньше требуемого.

Переторжки и редукционы

При необходимости закупщик может провести дополнительную закупочную процедуру среди предварительного квалифицированных участников в формате сбора улучшенных коммерческих предложений или редукциона на понижение цены.

Утверждение выбора

Утверждение выбора поставщика

Основные сведения по проведенной процедуре, результаты отбора, предлагаемое распределение позиций и итоговые данные фиксируются в сводном отчете, который далее может быть направлен на утверждение руководителя или на рассмотрение тендерного комитета.

Тендерный комитет

Проведение тендерного комитета

Система Norbit SRM позволяет организовать и сопроводить документально рассмотрение и утверждение результатов процедуры с участием членов тендерного комитета. Проводите голосование заочно при помощи задач внутри системы или электронных писем или онлайн с одновременным форматом голосования. Система поддерживает объединение вопросов в составную повестку, отслеживание кворума, а также механизм эскалации.