Управление закупками в производстве

Налаженное управление закупками оптимизирует процессы производства, логистики и распределения ресурсов. Это один из ключевых факторов, напрямую влияющий на финансовое благополучие и стабильность компании даже на ранних этапах развития бизнеса.

В свою очередь, без осмысленного анализа закупочный процесс становится хаотичным и перегруженным. Операции обрастают дополнительными расходами или грозят упущенными возможностями.

Чтобы достичь эффективности и конкурентоспособности на рынке, важно понимать основы управления закупками в производстве. По мере роста компании и ее потребностей этот процесс трансформируется и развивается, опираясь на автоматизацию и программное обеспечение. Сохранить прозрачность и удобство функции закупок при их масштабировании помогают современные ИТ-решения.

Управление закупками на производстве продукции — это комплекс алгоритмов, через которые организация проводит, утверждает, отслеживает и оптимизирует расходы на поставки и услуги. Этот процесс тесно связан с производственной деятельностью предприятия и влияет на работу других внутренних отделов.

Основная цель регулирования закупочной деятельности — сокращение итоговых расходов и оптимизация процесса получения товаров и услуг, необходимых компании для производства продукции.

Эффективный план управления закупками на производстве включает:

• Планирование ресурсов. 
• Поиск и оценку поставщиков. 
• Утверждение заявки на закупку. 
• Сопровождение заказа. 
• Акт сверки. 
• Обработку счетов.

Контроль над закупками с учетом видения долгосрочной перспективы важен для организации также, как и общее планирование производственной деятельности.

Надежные стратегии оптимизации закупок в производстве способствуют сокращению расходов и стабилизации денежного потока. Они формируют основу для бюджетирования и прогнозирования, гарантируя, что доходы используются целесообразно. Сэкономленные средства инвестируются в рост бизнеса или перераспределяются более эффективным способом.

Чтобы создать функциональную закупочную систему необходимо:

• Предоставить заинтересованным сторонам стандартизированный алгоритм подачи запросов. 
• Установить процесс утверждения и руководящие принципы для оценки цены, условий и риска. 
• Создать эффективный способ отслеживания, сверки и оплаты товаров. 
• Собрать данные с предыдущих этапов для использования в будущем планировании.

Отработав операции управления закупками сырья в производстве, можно получить рыночное преимущество и экономию средств уже в краткосрочной перспективе.

Создание документированной, структурированной системы способствует решению многих проблем, характерных для организации закупок материалов на производстве. Она непосредственно влияет на эффективность каждого этапа процесса закупок и взаимодействия с поставщиками.

• Стратегический поиск поставщиков: определение перспективных поставщиков по выгодному соотношению «цена-качество». Быстрое исследование рынка и формирование результатов поиска потенциальных бизнес-партнеров с проверенной и надежной репутацией.
• Оптимизация процессов: медленный процесс закупок для производства лишает возможности быстро находить и получать важные комплектующие. Он снижает конкурентоспособность и гибкость предприятия. Формализация алгоритмов рабочего процесса стабилизирует сроки и процессы доставки и логистики.
• Сокращение ненужных расходов: тщательное отслеживание закупочных операций поддерживает их прозрачность. Благодаря шаблонному процессу подачи, утверждения и обработки заявки, каждый производственный отдел удовлетворяет запросы согласно регламенту, не допуская злоупотребления или хищения средств.
• Управление рисками: стандартизация закупочных алгоритмов позволяет избежать непредвиденных расходов и незапланированных трат. Также эффективнее решаются проблемы с отсутствием товара у поставщиков, ведется учет запасов и улучшается планирование на случай непредвиденных задержек при доставке.

Иногда руководители при организации закупок на производстве допускают ошибки из-за разрозненного подхода к менеджменту, отсутствия стратегического планирования или непонимания специфики вопроса.

5 вещей, на которые стоит обратить внимание:

• Документальное сопровождение: понятный документооборот облегчает выявление и устранение проблем в текущем периоде. Формализация заполняемых документов помогает быстрее составлять отчетность, отслеживать эффективность закупочной деятельности и корректировать стратегию развития бизнеса.
• Централизация: единая цифровая платформа помогает оптимизировать процесс закупок от момента составления запроса до оплаты и поставки. Это улучшает видимость всего процесса и облегчает контроль. Централизованная площадка также минимизирует работу, связанную с оформлением заказов, выставлением счетов и отслеживанием платежей. Помимо этого, сокращается количество ошибок, возникающих при ручном вводе данных.
• Интеграция: объединение баз данных о закупках с другими системами в организации гарантирует, что вся соответствующая информация будет доступна и актуальна для каждого рабочего отдела. Это упрощает принятие решений и дает комплексное представление о совершаемых финансовых операциях, поддерживая централизованное управление закупками в производстве.
• Автоматизация: способствует ускорению выполнения рутинных или повторяющихся задач, освобождая трудовые ресурсы для решения более сложных проблем. Также упрощает согласование, утверждение и создание заказов на закупку. Облегчает отслеживание показателей, собирая данные из нескольких источников. Это помогает быстрее выявлять проблемы или определять возможности для улучшения.
• Метрики: отслеживание рейтинга поставщиков, а также качественных и количественных показателей (качество товара, время доставки, цена). Мониторинг ключевых коэффициентов производительности уточняет прогнозирование, позволяя лучше контролировать затраты и оптимизировать распределение ресурсов.

Внимание к этим параметрам гарантирует компании гибкость адаптации к рыночной конъюнктуре, контроль линий снабжения и готовность к форс-мажорным ситуациям.

Для управления закупками и распределения продукции на производстве не обязательно использовать сложные методы.

Базовые решения, способные улучшить общий результат:

• Анализируйте расходы. Анализ производства и реализации продукции дает четкий обоз на ситуацию, информируя о состоянии бизнеса и напрямую влияя на принимаемые стратегические решения. Он выявляет потенциальные возможности для экономии, улучшения распределения ресурсов и повышения операционной эффективности. Аналитика помогает лучше контролировать ресурсы и бюджет, способствуя более точному прогнозированию.
• Внедряйте цифровизацию и автоматизацию там, где это необходимо. Переход на «цифровые» рельсы сокращает административные расходы и повышает работоспособность сотрудников, снижая риск ошибки по невнимательности. Ускорение рутинных задач через автоматизацию положительно влияет на процесс утверждения заказов, обработку счетов и соблюдение сроков.
• Используйте IT-продукты для управления взаимодействиями с поставщиками (SRM-программы). Через них все закупки можно отслеживать в одном месте, контролируя работу специалистов по закупкам и поставщиков, а также собирая и анализируя информацию о прошлых закупках. Система помогает своевременно выявлять слабых бизнес-партнеров и заменять при необходимости.

В зависимости от сферы деятельности и масштабов производства способы управления закупками отличаются. Однако базовые основы универсальны и одинаково эффективны для среднего или крупного бизнеса.

SRM-программы значительным образом облегчают жизнь менеджеров , чья бизнес-деятельность тесно связана с логистикой и закупками. Они централизуют данные, упрощают управленческие процессы и облегчают контроль над ходом выполнения заказов.

Система управления закупками на производстве от НОРБИТ SRM предлагает:

• Полные возможности интеграции: автоматизированная платформа интегрируется с финансовой и бухгалтерской инфраструктурой, ERP, 1C, СЭД, КЭДО, поддерживая актуальность данных в масштабах всей организации.
• Надежные аналитические инструменты: наглядность и понятность результатов для отчетности через количественные и качественные показатели.
• Бюджетное регулирование: динамический контроль бюджетирования обеспечивает защиту от перерасхода средств при принятии решений о закупках продуктов для производства.
• Актуальная информация о поставщиках: быстрое отображение рейтингов и отзывов, сниженный риск наткнуться на недобросовестного партнера или мошенника.
• Управление документооборотом. Цифровизация и стандартизация заполнения бланков, отчетов, договоров и т. п. Возможность создания шаблонов и автозаполняемых форм.
• Отслеживание заказов: мониторинг хода выполнения договора, его сроков. Контроль над логистическими цепочками в режиме онлайн.

Функции могут дополняться настройкой расширенных модулей, исходя из конкретных потребностей и задач компании. НОРБИТ SRM нацелен помочь организации любых масштабов повысить гибкость создания и администрирования рабочих процессов закупок.