Управление закупками на предприятии

На успешность предприятия и его конкурентоспособность на рынке непосредственным образом влияет то, как налажено управление закупочными процессами. Грамотная организация этих мероприятий позволяет компании получать нужные ресурсы, услуги и товары на оптимальных условиях и по наиболее выгодным расценкам, что, в свою очередь, помогает экономить бюджет и обеспечивать бесперебойное функционирование бизнеса.

По своей сути управление закупками на коммерческом предприятии является комплексным стратегическим решением, направленным на обеспечение работников всем необходимым для непрерывного производственного процесса и для нужд компании в целом. Также предполагается контроль над уровнем ресурсов, закупочными ценами и отношениями с поставщиками. Важность такого управления системой закупок обусловлена следующими аспектами:

• Обеспечение непрерывности производства. Посредством оперативного логистического управления закупками компании удается поддерживать непрерывные производственные потоки, нуждающиеся в бесперебойных поставках сырья и нужных компонентов.
• Оптимизация расходов. Благодаря контролю над процессами удается сократить финансовые издержки предприятия на закупки, например, сырья, выбирать наиболее подходящих поставщиков и заключать выгодные контракты. Все это способствует снижению стоимости конечного продукта, что, в свою очередь, благотворно отражается на его конкурентоспособности на рынке.
• Улучшение управления ресурсами. Закупка недостаточного количества запасов негативно сказывается на производственном процессе, а их избыток может приводить к замораживанию средств. Избежать этих моментов помогает контроль закупаемых компонентов и сырья, задача которого состоит в поддержании баланса между потребностями и затратами.
• Укрепление связей с поставщиками. Управление закупками компании также подразумевает улучшение долгосрочных отношений с партнерами, что в итоге приводит к более плодотворному сотрудничеству.

Также в управление закупочными процессами входит контроль цен на приобретаемые товары, что дает возможность предприятию находить пути снижения финансовых издержек.

Одной из приоритетных целей управления закупками на предприятии является обеспечение непрерывного потока поставок для производственных нужд. Другая важная цель состоит в создании надежной ресурсной базы на тот случай, если поставки по каким-либо причинам приостановятся. Это особенно актуально, когда основные поставщики находятся на значительном удалении территориально. Третья цель — поиск, анализ и отбор партнеров, долгосрочное сотрудничество с которыми будет перспективным и взаимовыгодным.

С учетом обозначенных целей можно выделить и задачи:

• Исследование рыночных цен на сырье и другие товары — постоянное наблюдение за динамикой помогает определять финансово выгодные предложения и оперативно адаптироваться к изменениям рынка.
• Контроль количества закупаемых товаров — помогает избежать проблем в производственных вопросах и во взаимоотношениях с клиентами.
• Закупки по выгодным расценкам — приобретение необходимого сырья и прочих товаров по наиболее приемлемой для компании цене снижает эксплуатационные расходы.
• Работа с поставщиками — включает в себя организацию логистической системы, расширение круга потенциальных партнеров, планирование поставок, а также разработку процедур, связанных с документацией. В этом помогают такие современные инструменты, как цифровой документооборот, автоматизация процессов управления закупками в компании, служба интернет-заказов и подобные.
• Адаптация к актуальным стандартам и требованиям — приспособление закупочных процессов к современным технологиям, методам и так далее.

Коммерческим предприятиям, специализирующимся на перепродаже, также требуется быть в курсе спроса конечного потребителя и своевременно корректировать ассортимент закупаемых товаров.

Чтобы выполнить оптимизацию управления закупками на предприятии на должном уровне, необходимо соответствующим образом организовать процессы. Это мероприятие включает в себя несколько этапов:

1. Выявление потребностей. Определение требований к товарам, подлежащим закупке, с учетом ожидаемых характеристик конечного продукта;
2. Анализ ресурсов. Подразумевает актуализацию данных о наличии и количестве нужных запасов на складе.
3. Выбор поставщиков. Рассматриваются коммерческие предложения потенциальных исполнителей заказов, после чего с учетом политики компании выбираются поставщики и подписываются контракты.
4. Создание, размещение и контроль заказа. Автоматизация процессов сокращает временные периоды между поставками, а контроль способствует соблюдению сроков и выполнению прочих обязательств со стороны поставщика.
5. Получение товара. При доставке товара осуществляется его осмотр. Если присутствует бракованная продукция, она подлежит замене или возврату (этот пункт должен быть прописан в договоре). На данном этапе также проводится размещение продукции или сырья на складе по номенклатуре с соблюдением предписаний о правилах хранения.
6. Работа с документальным сопровождением. Выполняется подписание входящей документации, осуществляется оплата товара. Если есть спорные моменты, проводится претензионная работа.

Все перечисленные этапы требуют привлечения большого количества людей, включая внешних поставщиков, работников планово-производственных и логистических отделов, сотрудников подразделения контроля качества и конечных потребителей. Также они связаны с объемными информационными потоками. Ошибка одного из исполнителей может нарушить работу всей системы, потому необходимо автоматизировать рутинные процессы, не требующие непосредственного человеческого участия.

Выделяется шесть принципов управления закупками на предприятии:

• Планомерность — закупать товар следует не хаотично, но в соответствии с тщательно разработанным планом, чтобы избежать недостатка или переизбытка ресурсов на складе.
• Экономичность — определение поставщика и организация закупочного процесса должны выполняться с учетом всех расходов.
• Периодичность — когда закупки осуществляются на периодической основе, задаются оптимальные условия компании для использования складских помещений и планирования.
• Технологичность — использование передовых методов управления и проведения закупок позволяет заметно снизить затраты времени и финансовые издержки на предприятии.
• Оперативность — закупка товаров производится с учетом изменения потребительского спроса.
• Централизация — управление закупками частной компании должно осуществляться специальным отделом, в противном случае возникает риск неверного выбора поставщиков, а также ослабления или полного отсутствия контроля над поставками.

Повысить эффективность закупочных мероприятий помогает оптимизация. Существуют определенные рекомендации по ее проведению. Во-первых, организацию закупок товаров на предприятии следует выполнять пошагово, чтобы ничего не упустить. Во-вторых, нужно улучшить взаимодействие с поставщиками для слаженной совместной работы на взаимовыгодных условиях. Чтобы сократить цикл заключения контракта, рекомендуется создавать шаблоны.

Также необходимо провести автоматизацию внутренних процессов с помощью специализированных программных решений. Это не только ускоряет оформление заявок и улучшает контроль, но устраняет риск ошибок, неизбежных при ручном учете, и исключает потерю бумажной документации. Помимо прочего, автоматизация закупок позволяет сэкономить средства предприятия до 15 %, стандартизировать плановые и срочные потребности, поддерживать надежную базу поставщиков и многое другое.

Одним из наиболее эффективных инструментов автоматизации процессов управления закупками на частном предприятии считается Norbit SRM. Это комплексное решение, включающее в себя инструменты работы с договорами компании, заказами, закупочными процедурами, аналитикой и отчетностью. С его помощью можно осуществлять сбор потребностей, управлять категориями, поставщиками и каталогами. К преимуществам Norbit SRM относятся гибкость платформы с возможностью настройки под конкретного пользователя, высокая функциональность за счет архитектуры по принципу Lego-модели, а также омниканальность и независимость. Платформа поставляется под ключ с внедрением всех необходимых модулей и с доработкой смежных систем типа «Портала поставщиков», MDM, CRM, ERP, WMS и ЭТП.