В наши дни зрелые компании ждут от закупок не только экономии. От закупок ждут нечто большего – ценности для бизнеса. В результате, руководители в сфере закупок находятся в постоянном поиске того, как можно усилить процессы в своей функции, как сделать свою службу более устойчивой и как внести максимальный вклад в успешность бизнеса. Долгосрочный успех этих усилий во много зависит от того, насколько вам удастся ухватить «общую картину» и насколько вы в своих решениях полагаетесь на данные и KPI, а не на простые догадки и предположения.
Суть KPI
KPI или ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators) можно сравнить с компасом – они подскажут вам, приближает ли ваш текущий маршрут к достижению стратегической цели или нет. Это инструмент для управления эффективностью, который помогает сформулировать цели, явным образом их транслировать и отслеживать ваше движение к их реализации.
Проблема в том, что существуют тысячи KPI. Неправильный выбор может привести к тому, что вы будете измерять нечто, что не имеет прямого отношения к вашим целям.
Как правильно выбрать KPI?
Первый шаг
Выберите один или два показателя, которые напрямую связаны с каждой из поставленными вами целей.
С учетом того, что в закупочной деятельности огромное количество различных процессов и подпроцессов, с одной стороны невозможно, а с другой – неэффективно отслеживать все, что происходит. Во-первых, не все показатели одинаково полезны. Во-вторых, слишком большое количество показателей создают ненужную работу и неизбежную путаницу.
Секрет в том, чтобы выбрать один или два показателя к каждой из ваших целей так, чтобы они помогали в достижении этих целей.
Второй шаг
Убедитесь, что выбранные вами показатели отвечают требованиям к хорошим KPI.
Для этого «прогоните» каждый из ваших показателей через следующий набор вопросов:
- Будет ли удобно измерять данный показатель?
- Получится ли его измерять достаточно точно и своевременно?
- Увязан ли данный показатель со стратегическими целями компании?
- Может ли данный показатель использоваться для того, чтобы напрямую влиять на эффективность и результативность работы?
- Есть ли какие-либо нежелательные побочные эффекты у показателя?
- Является ли данный показатель универсальным (может использоваться в разных областях закупок)?
- Насколько он сможет пройти проверку временем?
Если выбранные вами показатели при ответе на данные вопросы набрали большое количество отрицательных ответов, значит вам нужно их заменить.
Третий шаг
Назначьте ответственных за KPI.
KPI – это ценный инструмент для бизнеса, но он с большей вероятностью принесет результаты, если есть конкретный ответственный за то, чтобы за этими показателями следить и далее по ним отчитываться.
В дополнение к этому, если есть ответственный, этот человек (или команда) будет стремиться к тому, чтобы показатель был положительным. Таким образом, назначение ответственного повышает вероятность успешного достижения целевого показателя.
Четвертый шаг
Проводите мониторинг и осуществляйте отчетность по KPI.
Ну и напоследок, критически важно следить за вашими показателями на ежемесячной, ежеквартальной или иной регулярной основе.
Регулярный мониторинг позволяет достаточно легко выявить случаи отклонения от целевых параметров – как в положительную, так и отрицательную стороны. На основании этих данных уже можно строить гипотезы относительно того, что могло послужить причиной данным изменениям.
Также будет полезным обеспечить единство понимания происходящего у всех вовлеченных сотрудников, сделать так, чтобы все были «на одной странице». Поскольку многие показатели и цели взаимосвязаны, не ленитесь делиться своими данными с теми сотрудниками компании, для которых они имеют значение.
Какие KPI стоит рассматривать?
Не так уже редко случается, что компании сбиваются с верного маршрута только из-за того, что измеряют неправильные показатели. Поэтому мы подсветим 20 важных по нашему мнению показателей эффективности в закупках, которые могут использовать в своей работе компании любого размера.
KPI по затратам и экономии
Данные KPI используются для того, чтобы сохранить низкий уровень затрат и в целом обеспечить их эффективность.
- Динамика затрат (Cost development): отражает изменения затрат во времени и эффект от экономии.
- Экономия (Savings): определяют процент фактической экономии год к году. При расчете не забудьте учесть объективные факторы повышения затрат, такие как инфляция, стоимость энергоносителей и проч.
- Снижение затрат (Cost reduction): снижение затрат = текущая цена закупки – прошлогодняя цена закупки. В поисках способов снижения затрат закупщики регулярно проводят целый ряд мероприятий – от проведения ценовых переговоров с поставщиками и до оптимизации и автоматизации процессов.
- Избежание затрат (Cost avoidance): этот показатель отражает, насколько вам удалось избежать будущих затрат. Его еще часто называют «мягкой экономией» в противовес классическому снижению затрат – «твердой экономии». Вариантом достижения такого показателя будет подписание долгосрочного договора, который позволит избежать будущих колебаний цены.
- Разница в цене закупки (Purchase price variance): разница в цене закупки = (текущая цена закупки – стандартная цена) x фактическое количество закупаемой номенклатуры. Данный показатель демонстрирует насколько эффективно служба закупок достигает своих целей по экономии. Положительное значение данного показателя означает, что цена закупки выше, чем бюджетная цена. Соответственно, желательным вариантом будет его отрицательное значение.
KPI по управлению затратами
- Уровень управляемых затрат (Spend under management) (%): (объем затрат в управлении закупок / общий объем затрат по компании) * 100. Как следует из этой формулы, речь идет о том, объеме затрат, который находится в зоне ответственности службы закупок. По мере роста данного показателя, увеличивается потенциал оптимизации затрат, а также уровень их прогнозируемости. Низкий уровень управляемых затрат может свидетельствовать о том, что компания упускает серьезные возможности по экономии затрат, которые дают в частности проведение закупочных процедур, управление поставщиками и управление договорами.
- «Дилетантские» затраты (Maverick spend): «дилетантские» затраты – это затраты, которые осуществляются за рамками действующего регламента по закупкам. Для вычисления данного показателя нужно сопоставить объем затрат по счетам поставщиков без оформленного заказа с общим объемом затрат по всем счетам. Ключевыми источниками такого рода затрат будут: недостаток знания или исполнения требований регламента по закупкам, отсутствие централизованной системы закупок, а также существенный объем непрямых закупок.
- Вклад в общие затраты (Contribution to total spend): Используя данный показатель, можно понять, какую долю занимает конкретная номенклатура в общем объеме затрат, в объеме затрат по категории или по поставщику. Именно этот показатель используют для целей агрегирования затрат (например, консолидируют базу поставщиков по номенклатуре, чтобы уменьшить административные расходы и снизить цену закупки за счет увеличения объема).
KPI по договорам
- Соблюдение договорных цен (Contract prices and compliance): соблюдение договорных условий является ключевым для успешной работы любой компании. Этот KPI помогает отслеживать соответствие фактических цен контрактным.
- Исполнение договора (%): объем затрат по договору/общий объем затрат *100. Этот показатель помогает определить долю закупок, которые не покрывают действующие договоры. Вместе со следующим показателем, этот может продемонстрировать вам потенциальную зону риска, ведь, как известно, наличие договора, хоть и не гарантирует отсутствие неприятных последствий при закупке, но все же существенно их снижает.
- Договорное покрытие ($): договорное покрытие = общий объем затрат - объем затрат по всем договорам.
KPI по поставщикам
- Количество поставщиков и затраты по поставщикам (Number of suppliers and supplier spend): Этот KPI помогает вам отслеживать уровень затрат по поставщикам и собственно их количество, а также постепенно приближаться к искомым 80% затрат, приходящимся на 20% ваших поставщиков. В качестве варианта этого KPI вы можете измерять объемы затрат, проходящие через определенный класс поставщиков (при условии, что у вас есть такая классификация).
- Рейтинг поставщиков (Quality performance rating): рекомендуется использовать один или несколько KPIs для целей оценки поставщиков по уровню цен, надежности поставок, качеству и уровню сервиса. Также будет полезным измерять процент поставщиков, прошедших квалификационный аудит, чтобы сделать анализ эффективности поставщиков более глубоким и качественным.
- Доля управляемых поставщиков (Procured suppliers) (%): объем затрат по поставщикам, прошедших через стандартные закупочные процедуры/общий объем затрат. Данный показатель может подсветить размер сегмента затрат, который требует дополнительного внимания от закупок, как потенциально рискованный, а также определить конкретных кандидатов на «нормализацию».
KPI по самоокупаемости
- Общий уровень возврата инвестиций по закупкам (Total Procurement ROI): Этот KPI измеряет, как соотносятся результаты работы закупок (выраженные в разного рода сокращении затрат) и общие операционные расходы на службу закупок. Бенчмаркинг данного показателя позволяет понять, насколько эффективно работают закупки по сравнению с другими представителями вашей отрасли (при условии, что вы сможете добыть соответствующие данные по другим компаниям).
Процессные KPI
Процессные KPI помогают отслеживать эффективность работы закупок. Примерами таких показателей будут:
- Количество процессов (например, закупочных процедур) на одного исполнителя в год;
- Срок полного закупочного цикла (от сбора потребностей до поставки);
- Срок реализации процесса (например, от обработки потребностей до выбора поставщика);
- Срок выполнения подпроцесса (например, сбора предложений).
KPI по уровню удовлетворенности клиента
- Данное семейство показателей отражает уровень удовлетворенности разных стейкхолдеров – от инициаторов до поставщиков.
Так как определить, какие же KPI использовать?
В нашей статье мы привели определенный набор ключевых показателей эффективности закупок. На самом деле их намного больше. Но дело не в количестве, а в качестве. Вам следует выбрать те KPI, которые действительно отражают специфику вашего бизнеса, а также поддерживают достижение его стратегических целей.
