20 самых важных показателей KPI в закупках

Современные компании рассматривают качественное управление закупочной деятельностью не просто как инструмент сокращения затрат, а как важный источник создания конкурентных преимуществ. В этом контексте директоры и руководители закупочных отделов активно ищут способы повышения эффективности закупок и способы оценки их результативности.

Ключевым фактором успеха становится способность видеть «общую картину» закупочной деятельности и принимать решения, основанные на конкретных данных и показателях эффективности закупок, а не на интуитивных предположениях. Особое значение приобретают четкие критерии оценки, такие как качество поставок, соблюдение сроков, гибкость условий сотрудничества, расценки.

Современный подход требует постоянного мониторинга ключевых показателей закупок (KPI), в том числе государственных, включая экономию бюджета, цикл выполнения заказа, уровень удовлетворенности внутренних заказчиков и стабильность цепочек поставок. Только такой аналитический подход позволяет превратить закупочную функцию в стратегический актив организации, способный генерировать долгосрочную ценность для бизнеса.

KPI (Key Performance Indicators) — основные качественные показатели закупок на производстве, которые можно сравнить с компасом, — они подскажут вам, приближает ли ваш текущий маршрут к достижению стратегической цели или нет. Это инструмент для эффективного управления закупочной деятельностью, который помогает формулировать цели, явным образом их транслировать и проводить оценку процесса их реализации.

Проблема в том, что существуют тысячи KPI. Неправильный выбор может привести к тому, что вы будете измерять нечто, что не имеет прямого отношения к вашим целям.

Первый шаг

Выберите один или два показателя эффективности в закупках, которые напрямую связаны с каждой из поставленными вами целей. С учетом того, что в закупочной деятельности огромное количество различных процессов и подпроцессов, отслеживать все, что происходит, с одной стороны невозможно, а с другой — неэффективно. Во-первых, не все показатели качества закупок товаров одинаково полезны. Во-вторых, слишком большое количество критериев оценки создают ненужную работу и неизбежную путаницу. Секрет в том, чтобы выбрать один или два оценочных показателя к каждой из ваших целей так, чтобы они помогали сотрудникам отдела в достижении этих целей.

Второй шаг

Убедитесь, что выбранные вами показатели отвечают требованиям к хорошим KPI. Для этого «прогоните» каждый из ваших показателей через следующий набор вопросов:

• Будет ли удобно измерять данный показатель?
• Получится ли оценка эффективности и планирование закупок достаточно точно и своевременно?
• Применим ли KPI к стратегическим целям компании?
• Может ли он использоваться для того, чтобы напрямую влиять на эффективность и результативность работы?
• Отсутствуют ли риски каких-либо нежелательных побочных эффектов?
• Является ли данный показатель процесса закупочной деятельности универсальным (может использоваться в разных сферах закупок)?
• Сможет ли критерий оценки эффективности пройти проверку временем?

Если выбранные вами KPI для отдела закупок при ответе на данные вопросы набрали большое количество отрицательных ответов, значит вам нужно их заменить.

Третий шаг

Назначьте ответственных за KPI. Данные методы оценки эффективности осуществления закупок — это ценный инструмент для бизнеса, но он с большей вероятностью принесет результаты, если есть главный менеджер, отвечающий за отслеживание показателей, оценку и подготовку отчетности. Ответственный сотрудник или команда будет стремиться к тому, чтобы результат был положительным.

Четвертый шаг

Проводите мониторинг и осуществляйте отчетность по KPI. Критически важно следить за показателями на ежемесячной, ежеквартальной или иной регулярной основе. Постоянная оценка обоснованности и эффективности закупок позволяет достаточно легко выявить случаи отклонения от целевых параметров — как в положительную, так и отрицательную стороны. На основании этих данных уже можно строить гипотезы относительно того, что могло послужить причиной данным изменениям.

Также будет полезным обеспечить единство понимания происходящего у всех вовлеченных сотрудников, сделать так, чтобы все были «на одной странице». Поскольку многие показатели и цели взаимосвязаны, не ленитесь делиться своими данными с теми сотрудниками компании, для которых они имеют значение.

Часто случается, что организации сбиваются с верного маршрута только из-за того, что измеряют неправильные показатели. Поэтому мы расскажем о 20 важных, по нашему мнению, критериях оценки качества и эффективности закупок, которые могут использовать в своей работе компании любого размера.

KPI по затратам и экономии

Финансовые показатели KPI закупок используются для того, чтобы сохранить низкий уровень затрат и в целом обеспечить их эффективность.

• Динамика затрат (Cost development): отражает изменения затрат во времени и эффект от экономии.
• Экономия (Savings): определяют процент фактической экономии год к году. При расчете не забудьте учесть объективные факторы повышения затрат, такие как инфляция, стоимость энергоносителей и проч.
• Снижение затрат (Cost reduction): снижение затрат = текущая цена закупки – прошлогодняя цена закупки. В поисках способов снижения затрат закупщики регулярно проводят целый ряд мероприятий – от проведения ценовых переговоров с поставщиками и до оптимизации и автоматизации процессов.
• Избежание затрат (Cost avoidance): этот показатель отражает, насколько вам удалось избежать будущих затрат. Его еще часто называют «мягкой экономией» в противовес классическому снижению затрат – «твердой экономии». Вариантом достижения такого показателя будет подписание долгосрочного договора, который позволит избежать будущих колебаний цены.
• Разница в цене закупки (Purchase price variance): разница в цене закупки = (текущая цена закупки – стандартная цена) x фактическое количество закупаемой номенклатуры. Данный показатель демонстрирует насколько эффективно служба закупок достигает своих целей по экономии. Положительное значение данного показателя означает, что цена закупки выше, чем бюджетная цена. Соответственно, желательным вариантом будет его отрицательное значение.

Регулярный мониторинг этих метрик позволяет не только сокращать текущие затраты, но и создавать основу для долгосрочной финансовой устойчивости компании.

KPI по управлению затратами

Мониторинг ключевых показателей эффективности (КПЭ) в сфере управления затратами на закупки позволяет компаниям не только контролировать текущие расходы, но и выявлять стратегические резервы для повышения экономической эффективности всей закупочной деятельности.

• Уровень управляемых затрат (Spend under management) (%): (объем затрат в управлении закупок / общий объем затрат по компании) * 100. Как следует из этой формулы, речь идет о том, объеме затрат, который находится в зоне ответственности службы закупок. По мере роста данного показателя, увеличивается потенциал оптимизации затрат, а также уровень их прогнозируемости. Низкий уровень управляемых затрат может свидетельствовать о том, что компания упускает серьезные возможности по экономии затрат, которые дают в частности проведение закупочных процедур, управление поставщиками и управление договорами.
• «Дилетантские» затраты (Maverick spend): «дилетантские» затраты – это затраты, которые осуществляются за рамками действующего регламента по закупкам. Для вычисления данного показателя нужно сопоставить объем затрат по счетам поставщиков без оформленного заказа с общим объемом затрат по всем счетам. Ключевыми источниками такого рода затрат будут: недостаток знания или исполнения требований регламента по закупкам, отсутствие централизованной системы закупок, а также существенный объем непрямых закупок.
• Вклад в общие затраты (Contribution to total spend): Используя данный показатель, можно понять, какую долю занимает конкретная номенклатура в общем объеме затрат, в объеме затрат по категории или по поставщику. Именно этот показатель используют для целей агрегирования затрат (например, консолидируют базу поставщиков по номенклатуре, чтобы уменьшить административные расходы и снизить цену закупки за счет увеличения объема).

Регулярный анализ уровня управляемых затрат, несанкционированных закупок и вклада отдельных категорий в общую структуру расходов создает основу для системной оптимизации закупочных процессов и достижения значительной экономии бюджетных средств.

KPI по договорам

Эффективное управление договорами — важный аспект закупок, и контроль ключевых показателей помогает минимизировать риски и повысить прозрачность процессов.

• Соблюдение договорных цен (Contract prices and compliance): соблюдение договорных условий является ключевым для успешной работы любой компании. Этот KPI помогает отслеживать соответствие фактических цен контрактным.
• Исполнение договора (%): объем затрат по договору/общий объем затрат *100. Этот показатель помогает определить долю закупок, которые не покрывают действующие договоры. Вместе со следующим показателем, этот может продемонстрировать вам потенциальную зону риска, ведь, как известно, наличие договора, хоть и не гарантирует отсутствие неприятных последствий при закупке, но все же существенно их снижает.
• Договорное покрытие ($): договорное покрытие = общий объем затрат - объем затрат по всем договорам.

Регулярный мониторинг KPI в закупках по договорам позволяет не только снижать финансовые и операционные риски, но и выявлять возможности для оптимизации закупочной стратегии компании.

KPI по поставщикам

• Количество поставщиков и затраты по поставщикам (Number of suppliers and supplier spend): KPI помогает отслеживать уровень затрат по контрагентам и их количество, а также постепенно приближаться к искомым 80 % затрат, приходящимся на 20% ваших поставщиков. В качестве варианта этого KPI можно измерять объемы затрат, проходящие через определенный класс поставщиков (при условии, что у вас есть такая классификация).
• Рейтинг поставщиков (Quality performance rating): рекомендуется использовать один или несколько критериев KPI для целей оценки по уровню цен, надежности поставок, качеству и уровню сервиса. Также будет полезным измерять процент поставщиков, прошедших квалификационный аудит, чтобы сделать оценку эффективности поставщиков более глубоким и качественным.
• Доля управляемых поставщиков (Procured suppliers) (%): объем затрат по поставщикам, прошедших через стандартные закупочные процедуры/общий объем затрат. Данный показатель может подсветить размер сегмента затрат, который требует дополнительного внимания от закупок, как потенциально рискованный, а также определить конкретных кандидатов на «нормализацию».

Системный анализ KPI по поставщикам и изучение критериев оценки заявок участников закупок позволяет не только улучшить качество сотрудничества, но и выявить точки роста для повышения эффективности всей цепочки поставок.

KPI по самоокупаемости

• Общий уровень возврата инвестиций по закупкам (Total Procurement ROI): Этот KPI измеряет, как соотносятся результаты работы закупок (выраженные в разного рода сокращении затрат) и общие операционные расходы на службу закупок. Бенчмаркинг данного показателя позволяет понять, насколько эффективно работают закупки по сравнению с другими представителями вашей отрасли (при условии, что вы сможете добыть соответствующие данные по другим компаниям).

Анализ общего уровня возврата инвестиций по закупкам не только демонстрирует эффективность работы подразделения, но и выявляет потенциал для дальнейшей оптимизации ресурсов и повышения рентабельности закупочных процессов.

Процессные KPI

Процессные KPI помогают проводить оценку эффективности работы закупок. Примерами таких показателей будут:

• Количество процессов (например, закупочных процедур) на одного исполнителя в год;
• Срок полного закупочного цикла (от сбора потребностей до поставки);
• Срок реализации процесса (например, от обработки потребностей до выбора поставщика);
• Срок выполнения подпроцесса (например, сбора предложений).

Регулярный мониторинг процессных KPI позволяет не только оценить текущую эффективность закупок, но и выявить узкие места в процессах для их последующей оптимизации и повышения производительности.

KPI по уровню удовлетворенности клиента

• Данное семейство показателей отражает уровень удовлетворенности разных стейкхолдеров – от инициаторов до поставщиков.

В статье мы привели определенный набор ключевых показателей эффективности закупок. В действительности их намного больше. Но дело не в количестве, а в качестве. Вам следует учитывать те критерии, которые действительно отражают специфику вашего бизнеса, а также поддерживают достижение его стратегических целей. Специалисты компании НОРБИТ готовы с учетом особенности отрасли помочь с выбором KPI для отдела закупок, в том числе для снижение трудоемкости на проведение закупочной деятельности, контроля выполнения клиентских заказов, оценки эффективности и т. д. Воспользоваться услугой консультацией экспертов можно по телефону +7 495 787-29-92.