Управление закупками

Одним из ключевых процессов распоряжения материальными ресурсами организации являются закупки. Они непосредственно связаны со всеми процессами планирования, контроля и координации действий, связанных с приобретением товаров или услуг для организации. В формате данного процесса выполняется оценка и отбор формальных договоров, выстраивается взаимоотношение с поставщиками, ведется работа с дебиторской задолженностью. В статье подробнее поговорим о том, что собой представляет процесс управления закупками и как его автоматизировать.

Управление закупками — это процесс контроля компанией приобретения товаров, материалов или услуг, который включает в себя выявление потребностей, поиск и выбор поставщиков, заключение договоров и т. д. От успешности его осуществления зависит эффективность использования оборотных средств, наличие продукции на складах и своевременность реализации поставок клиентам. Одной из главных целей закупочного менеджмента является поддержание взаимовыгодных отношений с поставщиками.

Преимущества, которые дает система управления закупками:

• возможность обдуманного выбора, поскольку список потенциальных поставщиков и ключевых вопросов, которые нужно им задать, был составлен заранее;
• согласованность сроков и способов доставки;
• упрощение финансового планирования благодаря известным заранее датам оплаты и величине расходов по отчетным периодам;
• получение инструментария для решения спорных вопросов.

Система закупочного менеджмента представляет собой в определенном смысле дополнительный канал связи с руководством, потому как управление закупками осуществляется открыто, со всей необходимой документацией и прозрачностью.

Управление закупками включает различные этапы, в данной статье затронем такие этапы, как выбор поставщика, контроль за контрактами и подача заявок. Каждый из процессов имеет свои особенности и нюансы.

Выбор поставщика

На первом этапе управления закупками компании следует определиться, что именно необходимо приобрести, а затем провести анализ поставщиков. Для планирования нужно принять решение по двум моментам: определить содержание проекта и согласовать его график. В этой связи проводится запрос предложений, предполагающий подробное описание специфики планируемых работ и ориентировочных сроков их завершения, а также рассмотрение услуг от поставщиков. Помимо прочего, на данном этапе могут решаться вопросы о том, что выгоднее и целесообразнее — закупать материал или изготовлять его самостоятельно (при наличии соответствующих производственных мощностей).

Такой процесс, как выбор поставщика, является важной частью реализации проекта. Необходима налаженная система управления закупками, чтобы сэкономить время и решить вопрос максимально эффективно и с учетом требований бизнеса. Этому помогают интегрированные средства анализа предложений и социальной коммуникации. На выбор конкретного поставщика влияют следующие критерии:

• стоимость товаров и наличие скидок;
• качество предлагаемых материалов;
• удобство логистической схемы;
• престижность партнерства;
• возможность дальнейшего сотрудничества.

После подписания контракта с поставщиком актуальные данные о нем, а также об условиях поставок включаются в план управления проектом.

Управление контрактами

Участники проекта играют определенные роли, от каждого из них зависит общая эффективность процесса. Поэтому в управлении закупками большое внимание уделяется контролю выполнения задач подрядчиков. Этот процесс предполагает регулярный аудит, отслеживание хода работ, проведения платежей и так далее. Имеет смысл наладить систему контроля таким образом, чтобы действия выполнялись регулярно и автоматически, поскольку вручную все это делать нерационально с точки зрения неоправданно больших временных затрат и возможных ошибок.

Наилучших результатов позволяет достигать стандартизация и автоматизация процесса управления закупками. Контракты размещаются в защищенном хранилище, благодаря чему можно быстро найти нужный договор. Инструменты аналитики позволяют выявлять отклонения от общепринятых стандартов. Автоматизированное управление продлением контрактов заведомо уведомляет о сроках их истечения, благодаря чему удается избежать потенциальных рисков. 

Подача заявок и закупки

Осуществить оптимизацию управления закупками помогает SRM-система (Supplier Relationship Management). Такое программное обеспечение позволяет быстро находить и просматривать необходимые товарные предложения. Обеспечивается автоматическое соблюдение согласованного ценового уровня, что минимизирует потенциально возможные издержки.

Если типовые операции, проводимые в рамках процесса «от закупки до оплаты» были автоматизированы, освобождается значительное количество времени, которое можно использовать для поиска способов сэкономить средства. Благодаря специализированному программному обеспечению можно облегчить управление заявками, создавать заказы без ручного вмешательства, а интегрированные инструменты взаимодействия повышают результативность взаимодействия с поставщиками.

Понимание заказчиком и подрядчиком окончания этапа сотрудничества предполагает обозначение условия этого момента в договоре. Обычно закрытие закупок происходит по факту выполнения поставщиком собственных обязательств в полном объеме и в срок. В свою очередь, в обязанности заказчика вменяется своевременная оплата услуг подрядчика. Также имеет смысл составление отчетов о работе с поставщиками, поскольку это помогает сэкономить временные ресурсы при реализации подобных проектов в будущем.

На данный момент наиболее рациональным способом автоматизации процесса закупки является применение SRM-системы. Их внедрение на предприятии позволяет значительно сократить расходы, в то же время поддерживая качество закупочных позиций на должном уровне и сохраняя непрерывность поставок. Правильно организованная автоматизация закупок посредством SRM помогает решить следующие проблемы:

• отсутствие единой нормативно-правовой базы;
• частое превышение бюджета;
• несогласованность работы сотрудников;
• недостаточный контроль над процессами;
• сложность обработки большого количества документации;
• отсутствие инструментария аналитики и отчетности.

Эффективность конкретной системы зависит от того, насколько хорошо у нее получается то, чем она занимается. К наиболее удачным решениям на сегодняшний день, актуальным для деятельности российских компаний, относится Norbit SRM — отечественное ПО, призванное обеспечить комплексную автоматизацию закупочных процессов. Оно передает необходимые сведения непосредственно на электронную площадку, формирует протоколы, получает заявки и так далее.

Функционал Norbit SRM:

• планирование закупок, формирование единого реестра;
• отбор поставщиков с наиболее выгодными условиями;
• контракт-менеджмент;
• управление категориями в целях оптимизации закупок;
• менеджмент каталогов товаров и услуг подрядчиков;
• управление поставщиками, включая контроль рисков, с ними связанных;
• ведение аналитики и формирование отчетности.

Преимущества, которые компаниям цифровизация закупок посредством Norbit SRM, полностью оправдывают затраты на внедрение продукта. Система использует low-code-технологии, что позволяет произвести быструю настройку бизнес-правил и сценариев без необходимости привлечения сторонних разработчиков, легко конструируется под конкретные задачи. Модули выбираются и применяются с учетом IT-ландшафта заказчика, могут в дальнейшем масштабироваться по мере необходимости. Помимо прочего, разработчиками ПО предусмотрены возможности интеграции со смежными системами MDM, WMS, CRM, ERP и площадками ЭТП, а также организации сквозных процессов внутри компании и с подрядчиками.