Особенности систем для автоматизации управления заказами

Одним из ключевых моментов коммерческой операции является обработка заказов, которая представляет собой совокупность действий, в том числе проверку данных покупателя, согласование, подтверждение сроков и места получения. Это многоуровневый и комплексный процесс, от которого во многом зависит успешность движения товара от продавца потребителю. Он включает в себя как физическую логистику, так и большое количество операций, связанных с планированием, контролем и координацией. Поэтому автоматизация заказов, включая обработку заявок, сборку, учет и управление, — непременное условие повышения продуктивности в работе поставщика с клиентом. В статье рассмотрим подробнее, что она собой представляет и в чем преимущества внедрения автоматизированных решений в бизнес-процессы.

При продажах товаров заказы обрабатываются поэтапно. Стандартный алгоритм выглядит следующим образом:

• принятие заявки от клиента — получение информации посредством различных каналов (телефонная связь, электронная почта, мессенджеры, соцсети и так далее);
• подтверждение и оценка возможности его выполнения — проводится проверка наличия нужного наименования на складе поставщика или возможность оперативного его изготовления, оцениваются сроки доставки заказчику, определяется предварительная дата (автоматизация управления заказами позволяет выполнить эти задачи в считанные секунды);
• сборка и упаковка товара — заказанное изделие забирается со склада и упаковывается для отправки (либо запускается производственный процесс по изготовлению необходимого продукта);
• отправка заказа — упакованный товар передается в транспортную службу или курьеру для доставки по месту назначения заказчику.

В большинстве случаев предполагается постпродажный сервис, когда клиенту после доставки товара оказывается поддержка со стороны продавца (гарантийное обслуживание, консультирование по эксплуатации изделия, урегулирование претензий и так далее).

Эффективность исполнения заказов непосредственно зависит от того, насколько точно и оперативно будет осуществлен весь комплекс действий. Ошибки и задержки на любом этапе не только приводят к ненужным расходам, но и подрывают доверие клиента к продавцу, что негативно сказывается на дальнейших взаимоотношениях и в целом на репутации компании-поставщика.

Значительно улучшить процесс помогают системы автоматизации заказов (OMS) и интеграция новых цифровых технологий. Преимуществами автоматизированной обработки являются:

• ускорение операций — за счет оптимизации сокращается время на все манипуляции, от приемки заказа до отправки товара;
• минимизация ошибок — автоматические средства заполнения гарантируют точность и последовательность;
• улучшение клиентского опыта — удовлетворенность покупателя сервисом возрастает за счет оперативности и точности обработки;
• повышение эффективности — благодаря автоматизации заказов увеличивается результативность бизнес-процессов, персонал компании освобождается от рутинных операций, что позволяет сконцентрироваться на более важных задачах;
• улучшение аналитики — весь объем информации, предоставляемой в процессе обработки заявок, может в перспективе использоваться для улучшения бизнес-процессов;
• сокращение затрат — при автоматизации сборки заказов с последующим оформлением исключаются расходы на ручную обработку, бумагу для соответствующей документации, доставку и управление запасами, экономится время сотрудников;
• повышение контроля за ресурсами — отслеживание системами учета уровня запасов в автоматическом режиме помогает существенно снижать риск недостачи товаров и улучшать управление в целом;
• повышение точности прогнозирования — интеграция средств автоматизации помогает отслеживать объемы продаж и определять поведенческие тенденции потребительской аудитории, что улучшает планирование производства и управление стратегическими ресурсами.

Внедрение системы для автоматизации управления заказами способствует значительному повышению продуктивности бизнес-процессов, улучшению сервиса и сокращению затрат. Благодаря этому повышается конкурентоспособность предприятия, стимулируется его развитие и рост.

Благодаря стремительному развитию цифровых технологий функционал программ, обеспечивающих автоматизацию процессов обработки заказа, постоянно расширяется. Конкретные решения могут различаться между собой в зависимости от целей и задач, на которые они направлены. Основными возможностями OMS являются:

• Работа с единым профилем клиента, где содержится история покупок, отказов, платежей и так далее. Это упрощает деятельность менеджера, улучшает маркетинг и приводит к повышению продаж.
• Валидация, заключающаяся в проверке информации по готовой форме. В случае ручной обработки возможны ошибки при вводе данных, тогда как валидация предусматривает предварительную проверку информации и заказ с ошибками на следующий этап оформления не попадет.
• Автоматизация документооборота с оформлением счетов и накладных.
• Автоматизация складского учета с контролем наличия товара, подлежащего продаже.
• Аналитика, включая ведение и сохранение статистики, оценку нагрузки на персонал и так далее.

Системы автоматизации обработки заказов могут интегрироваться с другими сервисами. Чем удачнее происходит такая «состыковка», тем ниже вероятность сбоев и точнее работа подразделений и компании в целом. Для интеграции подходят:

• Продающие интерфейсы — главные страницы сайтов, каталоги интернет-магазинов, а также любые другие блоки, связанные с началом обработки заказов.
• Платежные сервисы — обеспечивают создание ссылки на оплату, которая отправляется покупателю на электронную почту или в мессенджер.
• Бухгалтерский модуль — автоматически выставляет счета, формирует и отправляет отчеты.
• Склад — контролирует ресурсы, принимает решение о том, когда и каким образом лучше отгрузить товар, а также планирует закупки.
• Курьерская служба — создает заявки на доставку со стоимостью и сроками.
• Мессенджеры — обеспечивают обратную связь с клиентами в наиболее удобном для них формате.

Также в систему автоматизации заказов хорошо встраиваются личные кабинеты в неограниченном количестве. Это актуально как для заказчика, так и для бухгалтеров, логистов и кладовщиков, дизайнеров цифровых платформ и других специалистов. Общий интерфейс упрощает контроль процессов, аналитику и сбор информации.

Выбор варианта OMS предполагает тестирование, чтобы определить, подходит или нет конкретная платформа для решения задач компании. При подборе системы рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:

• Специализация — для обслуживания масштабных направлений наиболее всего подходят профильные решения, учитывающие особенности бизнеса.
• Мобильная версия — сегодня к базовым требованиям, предъявляемым к интерфейсу программного обеспечения, относится способность одинаково хорошо работать на разных устройствах.
• Наличие пробного периода — без испытания ПО в реальных условиях работы сложно оценить его функциональность. Тестовый период позволяет это сделать бесплатно.
• Базовый функционал — имеет смысл внимательно ознакомиться с инструментарием системы, чтобы не переплачивать впоследствии за невостребованные функции.

Также некоторым пользователям будет важно наличие бесплатной версии решения для автоматизации управления заказами. Для крупного бизнеса такие продукты мало полезны, поскольку имеют сильно урезанный функционал, но могут помочь на первых порах небольшим развивающимся компаниям.

Выполнять вышеупомянутые функции на должном уровне способна российская система автоматизации процессов Norbit SRM. Этот цифровой продукт, базирующийся на технологии low-code, представляет собой комплексное решение, разработанное российскими программистами в контексте импортозамещения. С помощью этой системы сокращаются трудозатраты, унифицируются бизнес-процессы, сокращается количество ошибок.

Внедрение Norbit SRM дает следующие преимущества:

• оперативная настройка сценариев и бизнес-правил без необходимости привлекать сторонних разработчиков программного обеспечения;
• возможность конструирования SRM из готовых модулей с адаптацией под задачи конкретного предприятия;
• свободная интеграция со смежными цифровыми системами, включая их доработку по мере необходимости;
• организация сквозных процессов как внутри организации, так и в отношениях с поставщиками;
• применение модулей с учетом IT-ландшафта заказчика с потенциалом развития и масштабирования в перспективе.

Возможности продукта Norbit SRM включают в себя:

• формирование электронной карточки заказа;
• составление реестра обязательств;
• размещение заказа;
• классификацию документации;
• составление плана приемок;
• приемку ТМЦ;
• определение статуса заказов;
• управление сроками;
• инициацию рекламации;
• приемку услуг.

Электронные магазины, созданные с применением модулей SRM, позволяет не только выполнить автоматизацию обработки заказов, но осуществить цифровизацию всего процесса закупок, где оптимизируется работа отдела снабжения и контролируются все этапы. Помимо прочего, внедрение такой системы помогает сформировать проверенную базу поставщиков, получать наиболее выгодные предложения и совершенствовать бюджетирование. Благодаря модульной структуре системы Norbit SRM достигается высокая степень прозрачности и управляемости бизнес-процессов. С помощью информационного модуля обеспечивается непрерывный сквозной поток целостных данных от заключения договора до момента оплаты заказа. Узнать больше об автоматизированной платформе вы можете у экспертов НОРБИТ.