Особенности интернет-закупок

Осуществление закупок товаров по интернету подразумевает использование электронных коммерческих площадок и специализированных систем, предназначенных для проведения торгов. Такой способ подходит и к госзакупкам по 44-ФЗ и 223-ФЗ, и к закупочным мероприятиям частных организаций. Рассмотрим подробнее, как это работает и что необходимо сделать для повышения эффективности.

Торги в сети отличаются от традиционных в первую очередь тем, что взаимодействия заказчиков и поставщиков в данном случае проходит на электронных торговых площадках (ЭТП), которые представляют собой веб-сайты, профилированные для такой деятельности. Оператор платформы обеспечивает публикацию извещений о закупках, а также прием заявок, доступ к ним комиссии заказчика, направления запросов и формирование протоколов с результатами.

Электронные веб-закупки подразделяются на открытые и закрытые. В первом случае заказчики размещают на соответствующем портале и в единой информационной системе (ЕИС) извещение о закупках. При этом нет ограничений на количество участников в тендере. Стоит отметить, что все открытые конкурентные закупки были переведены в электронную сферу еще в 2022 год (сегодня бумажный формат остался актуальным только для некоторых тендеров, связанных с государственной тайной). В свою очередь, закрытые торги предполагают направление приглашения конкретному кругу контрагентов, которых заказчик рассматривает в качестве надежных поставщиков, способных решить поставленную задачу на должном уровне. Как правило, они совершаются на специализированных электронных площадках.

Существует несколько разновидностей закупок товара через интернет-магазины, соответствующих 44-ФЗ:

• Конкурс — подряд на работы получает выигравший участник, который наиболее совпал с требованиями заказчика. Критерии отбора указываются заранее в извещении о закупке.
• Аукцион — допущенные до торгов участники предлагают свои цены поочередно в определенную сторону от обозначенного прайса (это называется «шаг аукциона»). Если игра — на понижение, побеждает предложивший самую низкую стоимость.
• Запрос котировок — разновидность торгов, когда побеждает претендент с одобренной заявкой, предложивший наименьшую цену. В таких случаях торги не проводятся, а расценки озвучивают единожды при подаче заявления.

Согласно закону 223-ФЗ заказчики имеют возможность отбирать поставщиков посредством запроса предложений. В этом случае для выигрыша от претендента потребуется представить наилучшие условия в соответствии со всеми требованиями. Также этот федеральный закон позволяет заказчику указывать другие способы отбора в своем положении о закупках, если таковы не входят в противоречие с 223-ФЗ.

Участниками электронных торгов могут быть любые физические лица (индивидуальные предприниматели или самозанятые) и организации в статусе юрлиц, если на них не распространяются какие-либо ограничения 44-ФЗ. По 223-ФЗ в роли участника может выступать группа лиц, действующих совместно. В закупках через веб-маркеты предусмотрены преференции, например, касающиеся самозанятых и представителей малого бизнеса. Также на льготные условия могут рассчитывать поставщики, реализующие повестку импортозамещения.

По сравнению с традиционными электронные закупки обладают рядом преимуществ, обусловленных формой процедуры. К основным относятся:

• Значительная экономия времени и финансовых средств. Благодаря проведению мероприятия в веб-формате сокращается время на поиски поставщиков, сравнение предложений и заключение договоров. Важную роль играют в этом возможность проведения торгов в режиме онлайн, автоматизация процессов и применение электронных каталогов.
• Повышенная прозрачность. Все оптовые закупки через интернет — контролируемые и открытые, что минимизирует коррупционные риски.
• Доступ к широкому рынку. Веб-закупки дают возможность привлечения поставщиков из разных регионов, за счет чего увеличивается конкуренция, а заказчики получают больше вариантов для выбора.
• Повышенный комфорт. Удобство отслеживания статуса заявок, работы с документами, управления закупками в электронных торгах значительно выше.
• Сокращение организационных издержек. За счет автоматизации и минимизации бумажной работы затраты на проведение веб-закупок заметно ниже.
• Удобство доступа к информации. Поставщикам легче обнаружить подходящие закупки, изучить требования заказчиков и получить доступ к нужным документам.
• Возможность участия в государственных закупках. Поставщики получают доступ к гостендерам, приносящим крупные и долгосрочные контракты.
• Сокращение издержек на участие. Дистанционный формат исключает затраты на поездки, заполнение бумаг и так далее.
• Повышение эффективности взаимодействия. Общение поставщиков и заказчиков через интернет-портал закупок намного удобнее, что упрощает решение важных вопросов (такие как согласование цен, срок гарантии, условия оплаты и многие другие).

Помимо прочего электронный формат закупочной деятельности выводит на качественно новый уровень обеспечение юридической и информационной безопасности. Здесь применяются сертифицированные средства криптографической защиты и аутентификации.

Алгоритм совершения закупок посредством цифровых ресурсов выглядит следующим образом:

• Заказчик размещает информацию о закупке в интернет-магазине или на ЭТП с указанием характеристик товара, требований к поставщикам, срокам осуществления поставок и прочих условий.
• Заинтересованные в закупке потенциальные поставщики публикуют свои предложения, указывая цену и другие детали.
• Предложения рассматриваются заказчиком, из них выбираются наиболее подходящие с учетом потребностей компании.
• Заключается контракт заказчика с выбранным поставщиком (оформление происходит в электронной форме на ЭТП).

На завершающем этапе контракт исполняется. Это подразумевает, что заказчик и поставщик в полной мере выполнили свои обязательства в соответствии с договором (услуги оказаны и оплачены).

По причине увеличения ресурсоемкости закупочных процессов компании, использующие ручную обработку данных, теряют в эффективности. Исправить положение призваны SRM, обладающие обширным функционалом и поддерживающие кастомизацию под индивидуальную специфику конкретного бизнеса. Автоматизация посредством таких информационных систем предполагает создание реестра проверенных поставщиков, каталога товаров и услуг, ведение электронного документооборота. При этом осуществляется автоматизация управления закупочными проектами, бюджетами, платежами, процессами приемки и контроля качества.

Одним из примеров таких продуктов является модуль SLM в составе комплексного решения Norbit SRM от российского разработчика. Этот инструмент обеспечивает управление базой поставщиков, упрощая выбор контрагентов и повышая качество взаимодействия между ними. Модуль призван автоматизировать работу с данными, обеспечить прозрачность интернет-закупок на всех этапах, начиная от поиска подрядчика и заканчивая контролем над исполнением контракта.

Сервис легко адаптируется под задачи и нужды конкретной компании, позволяет провести интеграцию со сторонним программным обеспечением. В результате можно оптимизировать цепочку поставок и повысить их эффективность. Среди преимуществ для бизнеса от внедрения продукта также стоит отметить снижение рисков и трудозатрат, стандартизацию процессов, повышение конкурентоспособности и качества, улучшение отношений с поставщиками и централизацию информации.

Комплексная система Norbit SRM дает возможность вести базу данных по действующим и потенциальным поставщикам, закупщики работают с единым хранилищем, содержащим информацию о регистрационных и контактных данных, аффилированности и принадлежности к корпоративным структурам, аккредитации и квалификации и так далее.