Представляем ключевые обновления Norbit SRM последних релизов: проверка поставщиков в Контур-Фокус, мультивалютность, квалификация поставщиков по категории и многое другое. Читайте в нашем большом обзоре.
Оценить все возможности системы Norbit SRM можно на персональной демонстрации. Оставьте заявку и мы свяжемся с вами для проведения демо.
Мультивалютность
При закупке зарубежной номенклатуры вы неизбежно сталкиваетесь с необходимостью работы с иностранными валютами.
Такую номенклатуру вам могут предлагать иностранные поставщики — производители, дилеры, подрядчики, посредники, интеграторы и т.д. Очевидно, что никакие иные валюты для взаиморасчетов кроме общемировых (доллар США или евро) или национальных (китайский юань или турецкая лира) их в принципе не интересуют.
Также на расчетах в иностранной валюте могут настаивать поставщики с российской пропиской. Это может быть актуально в случае импорта готовых изделий из-за рубежа или в случае высокой доли зарубежного сырья или компонентов в отечественном изделии. Их тоже можно понять — они хотят минимизировать свои риски.
В рамках одной и той же процедуры предложения от разных поставщиков могут поступить в разных валютах. Требуется привести их к единой основе, чтобы обеспечить корректный выбор победителя. При этом не будем забывать, что бюджетирование, прогнозирование и различные виды учета ведутся в компаниях в базовой валюте, в основной в национальной. Таким образом, оценка и утверждение рекомендации по выбору поставщика тоже будет основываться на цифрах в базовой валюте учета.
Теперь Norbit SRM позволяет проводить закупочные процедуры со сбором предложений от участников в валюте, отличной от базовой. Поставщики могут подать предложение в своей валюте по электронной почте или в личном кабинете на Портале поставщиков. Далее закупщик может сравнить полученные предложения при помощи интерактивного конкурентного листа в единой валюте — система автоматически пересчитает все цены в иностранной валюте с учетом актуального курса ЦБ РФ. Если для целей оценки и сравнения предложений закупщику потребуется использовать иной курс валюты, он сможет изменить его в конкурентном листе, при этом предложения поставщиков будут пересчитаны автоматически.
После утверждения результатов закупочной процедуры формируется карточка договора с выбранным поставщиком уже в валюте его предложения. Данные по закупке сохраняются в системе и могут далее использоваться для анализа.
Регистрация и аккредитация поставщиков
Область управления взаимоотношениями с поставщиками является очень широкой и, как показывают примеры из отечественной и мировой практики, до значимого уровня зрелости работы в ней доходят далеко не все компании. Но где бы вы ни находились на шкале этой зрелости, вам приходится работать с новыми поставщиками. Как сделать данную работу максимально эффективной?
Для начала необходимо создать возможность для самостоятельной регистрации поставщиков в вашей системе. Ведь вашим сотрудникам явно есть чем заняться. А время, которое бы они потратили на обработку приглашений к сотрудничеству на общем электронном ящике, ввод регистрационных данных потенциальных поставщиков, а зачастую и на поиск необходимых вам поставщиков, может быть инвестировано в решение задач с более высокой добавленной ценностью.
Далее важно не допустить дублирования данных о поставщиках или путаницы в них (кто кем является, какой менеджер к кому относится).
При наличии базового процесса проверки и аккредитации поставщиков, от последних требуется предоставить заполненную анкету с ключевыми данными, а также копии уставных и прочих документов по чек-листу Компании. Было бы здорово не тратить много время закупщиков на переписку с поставщиками по этому вопросу, на проверку правильности заполнения анкетных данных или предоставления документов. В конце концов переход к квалификации поставщиков по категориям закупок было бы правильно как-то автоматизировать.
Чем в этом контексте будет полезна система Norbit SRM?
При помощи нового набора функциональности Norbit SRM поддерживает самостоятельную регистрацию новых поставщиков на Портале. Вы можете направить ссылку на регистрацию в составе документации в открытой конкурсной процедуре на ЭТП или оставить ссылку на Портал на корпоративном вебсайте с приглашением к сотрудничеству. Или закупщик может напрямую направить ее поставщику, которого он хотел бы видеть в составе своего потенциального пула.
Если ссылку на регистрацию получит сотрудник поставщика, уже внесенного в базу данных ранее, система предотвратит дублирование записи поставщика, а такому сотруднику будет предложено присоединиться к существующему профилю.
При самостоятельной регистрации поставщик самостоятельно внесет все ключевые данные и тем самым избавит вашего сотрудника от необходимости заполнения карточки контрагента. Далее, уже в личном кабинете на Портале, поставщику будет предложено заполнить стандартную анкету аккредитации, приложить копии всех необходимых документов, а также выбрать категории номенклатуры для последующего прохождения квалификации. Заполненная анкета аккредитации будет автоматически направлена на проверку ответственному кругу специалистов компании. В случае наличия замечаний или необходимости представления дополнительных данных или документов в ходе такой проверки, поставщику может быть направлен соответствующий запрос в личный кабинет с дополнительным уведомлением на электронную почту. После завершения процесса аккредитации в контуре Norbit SRM, поставщик автоматически узнает о получении нового статуса, а также получит анкеты для прохождения квалификации.
И кстати, в системе можно настроить процесс автоматического прохождения повторной аккредитации с учетом требований вашего регламента.
Квалификация поставщиков по категории
Когда вы берете себе в команду нового сотрудника, вам, безусловно, важно, чтобы это был приличный человек и законопослушный гражданин. Но при условии удовлетворения этих базовых требований вас будут интересовать качественные характеристики вашего кандидата — его квалификация. Так и с поставщиками — мало, чтобы поставщик был благонадежным, он должен быть квалифицированным для поставки необходимых товаров, выполнения работ или оказания услуг.
С точки зрения сути процесса квалификация мало отличается от аккредитации — вы собираете данные при помощи типовых анкет, собираете копии необходимых документов и далее каким-то образом оцениваете, насколько тот или иной контрагент подходит вам в качестве поставщика.
Если же говорить о деталях и содержании процесса, то первичная проверка и аккредитация поставщика имеют не столь большую вариативность, в то время как квалификация поставщиков несет в себе большой объем отраслевой, рыночной, корпоративной и категорийной специфики.
Модуль «Управление базой поставщиков» (SLM — Supplier Lifecycle Management) системы Norbit SRM позволяет автоматизировать и существенно упростить процесс квалификации ваших поставщиков. С учетом специфики вашего бизнеса и ваших поставщиков, вы можете настроить различные маршруты квалификации для разных категорий — каждая со своей собственной анкетой, системой оценок и набором согласующих лиц.
Как это работает?
Поставщик указывает предлагаемые им товарные категории при заполнении анкеты аккредитации в личном кабинете на Портале. Каждой товарной категории присвоен собственный шаблон анкеты квалификации. После успешного прохождения аккредитации поставщик автоматически получает в личный кабинет набор анкет по заявленным категориям. Далее он заполняет каждую из них, прикладывает необходимые документы и направляет на рассмотрение. В рассмотрении полученных анкет участвуют ответственные специалисты. По итогам их рассмотрения принимается решение о квалификации поставщика. В случае необходимости у поставщика можно запросить уточнения или дополнительные материалы — он получит уведомление на почту, а также основной запрос в своем личном кабинете. После принятия положительного решения о квалификации, поставщику присваивается соответствующий статус, а вместе с ним предоставляется доступ к участию в конкурсных процедурах по данной категории.
При приближения срока действия квалификации система напомнит ответственному специалисту или напрямую поставщику о необходимости подтверждения статуса, после чего процесс квалификации может быть запущен заново.
Шаблоны анкет для аккредитации и квалификации
В управлении поставщиками инструмент анкетирования может применяться достаточно широко. К преимуществам такого инструмента можно отнести:
- возможности для системного сбора и дальнейшей обработки различной информации в структурированном виде
- объединение вопросов в разделы для удобства предоставления ответов и их дальнейшей оценки
- установка ограничений по формату для предоставления ответов или даже использование их предустановленных вариантов.
Анкетирование обычно применяется в процессах аккредитации, квалификации и аудита поставщиков. Также они могут использоваться для целей фиксации параметров предложений участников в закупочной процедуре и их дальнейшей оценки.
Конечно, анкеты никто не создает заново каждый раз. Для целей повышения эффективности работы, а также обеспечения единства требований к их содержанию, рекомендуется создавать шаблоны анкет и далее управлять уже ими.
Новая функциональность системы позволяет создавать шаблоны анкет в привязке к конкретному бизнес-процессу, например, к аккредитации или квалификации. К ключевым атрибутам могут быть привязаны разные шаблоны анкет, таким образом, поставщик с организационной-правовой формой общества с ограниченной ответственностью получит один набор вопросов, а индивидуальный предприниматель — другой.
В шаблоне анкеты Администратор может:
- установить тематические разделы
- зафиксировать набор необходимых вопросов
- определить для ответов обязательный формат данных,
- указать варианты ответов (конкретные значения или, например, диапазоны ответов),
- а также назначить каждому варианту ответов оценочный балл.
Последнее позволяет в дальнейшем проводить оценку ответов на анкету в автоматическом режиме, тем самым серьезно сократить трудозатраты ответственных сотрудников, а также снизить человеческий фактор при принятии решений.
Мультиканальное проведение закупок
Хорошо ли иметь возможность проводить закупочные процедуры посредством разных каналов взаимодействия с поставщиками? Конечно, да! Ведь в каких-то ситуациях будет достаточно запросить КП по электронной почте, в других — провести многоэтапную процедуру открытого типа на электронной площадке, а в третьих — организовать закрытый тендер на собственном Портале поставщиков.
Почта как канал коммуникации пригодится для тех поставщиков, которых сложно «загнать» на ЭТП или Портал. Но по почте не получится провести редукцион.
Разные ЭТП имеют ряд своих особенностей и преимуществ, а также собственную аудиторию предварительно аттестованных поставщиков. Но за услуги ЭТП кому-то придется платить. И даже если формально платить будут поставщики, фактически конечным плательщиком за услуги ЭТП будет компания-заказчик.
Портал отлично подходит для создания комплексной экосистемы для управления поставщиками, включающий рабочий цикл по проведению закупочных процедур в том числе. Но Портал еще нужно «заселить» поставщиками, да и по-настоящему открытую процедуру провести там будет непросто.
А что если бы у вас была возможность использовать все эти каналы для проведения закупок в зависимости от категорийной стратегии (помним матрицу Кралича) или стратегии по управлению поставщиками? Использовать их таким образом, чтобы усиливать преимущества и нивелировать ограничения каждого из каналов? И при этом не заниматься ручным вводом данных и последующим сведением результатов в конкурентном листе формата Excel.
Всё это может обеспечить система управления закупками Norbit SRM.
С Norbit SRM вы можете проводить свои закупочные мероприятия там, где это имеет наибольшую ценность и смысл для вас и для ваших поставщиков:
- по электронной почте
- на Портале поставщиков
- на ЭТП B2B
- на ЭТП Bidzaar.
Система позаботится о целостности информации от начала и до конца процесса, об автоматической двусторонней передаче данных, документов и сообщений, о сохранении и обработке полученных предложений. Каждый канал имеет свой набор настроек и доступные форматы процедур. И независимо от выбранного варианта вы сможете сравнить и оценить полученные предложения при помощи интерактивного конкурентного листа. Но об этом инструменте мы расскажем как-нибудь в другой раз.
Проверка Контур-Фокус
Что такое бизнес? Это неопределенность, это постоянные изменения, это риски. Одной из серьезных областей возникновения рисков для любого бизнеса является работа с неблагонадежными поставщиками. Неаккуратный выбор поставщиков может привести к целому букету негативных последствий, в частности к следующим:
- потеря денег в результате мошенничества или банкротства поставщика
- задержка поставок, сбои в оказании услуг
- удар по репутации заказчика
- отказ в возмещении по НДС или в получении налоговой льготы от ФНС.
В общем, проверка новых поставщиков — это обязательный элемент любой системы управления закупками. При этом мы понимаем, что все компании, включая поставщиков, работают в турбулентной бизнес-среде, поэтому недостаточно проверить поставщика только «на входе». С поставщиком может быть все хорошо сегодня, а послезавтра он на грани банкротства. Своих поставщиков необходимо проверять регулярно.
Как и любой другой бизнес-процесс, проверка поставщиков может забирать у компании большой объем времени и трудозатрат, а также существенно удлинять сквозной срок поставок. Процесс проверки необходимо организовать грамотно.
Система управления закупками Norbit SRM позволяет добиться оптимальных результатов в этой области: с одной стороны за счет интеграции с сервисом проверки контрагентов Контур-Фокус, а с другой — благодаря гибкой настройке самого процесса проверки внутри системы.
Интеграция Norbit SRM с Контур-Фокус предоставляет вам следующие возможности:
- Оперативное получение актуальных данных о поставщиках из официальных источников
- Автоматическое получение маркеров проверки контрагентов от одного из самых популярных и надежных сервисов в России
- Формирование собственного сводного индикатора надежности поставщика типа «светофор» на основании полученных маркеров в соответствии с регламентом компании
- Отображение сводного индикатора в конкурентном листе и в карточке поставщика
- Получение текущего статуса благонадежности поставщика на этапе аккредитации, закупки, заключения договора, а также при сопровождении поставок по каталогу
- Реализация разных сценариев в прохождении бизнес-процессов в зависимости от результатов экспресс-проверки
- Настройка системы уведомлений ответственных лиц в случае получения негативных маркеров при очередной проверке.
С использованием данного расширения вы сможете существенно снизить риски для вашего бизнеса до и после заключения договора, сократить трудозатраты на проверку поставщиков, а также сформировать основу для подтверждения факта проверки на благонадежность для регулирующих органов.
Norbit SRM — система автоматизации полного цикла закупок и управления взаимоотношениями с поставщиками: от сбора заявок на приобретение до оформления заказа поставщику. Помогает компаниям снизить совокупные затраты, обеспечить прозрачность закупочной деятельности и повысить эффективность управленческих решений.
Norbit SRM базируется на low-code платформе BPMSoft и представляет собой модульную систему, построенную по принципу Lego-модели. Такой подход позволяет гибко настраивать SRM, собирая решение из готовых модулей и адаптировать под индивидуальные потребности бизнеса.
