Автоматизация прямых и непрямых закупок для производителя теплоизоляционных материалов

На фоне изменений после 2022 года рынок российского ПО столкнулся с резким ростом спроса — к 2024 году потребление отечественных решений достигло максимума. Производители стали активнее рассматривать замену зарубежных BPM-систем на локальные аналоги, поддерживающие low-code разработку и охватывающие все этапы закупочной деятельности — от планирования до исполнения контрактов. Ключевыми требованиями стали надежность и адаптивность таких систем к специфике бизнеса.

Среди компаний, обратившихся к российским аналогам, — один из лидеров в производстве теплоизоляционных материалов, действующий на российском рынке вот уже 25 лет

Компании требовалось заменить финское решение Sievo (Procurement Analytics Software) на альтернативу.

Среди других проблем — ожидаемое отсутствие автоматизации закупочных процессов. На начало работы над кейсом в сотрудничестве с НОРБИТ SRM предприятие реализовывало процессы закупок в таких системах, как Directum, 1C ERP и по электронной почте. Без SRM-системы процессы согласования заявок и договоров осуществлялись с помощью ввода данных вручную в 1C ERP и через электронные письма.

Заказчику также было необходимо стандартизировать и привести к общему знаменателю бизнес-процессы: разные подразделения компании имели различные друг от друга подходы к существующим закупочным процессам. Это не только создавало сложности, замедляя работу при планировании и согласовании, но и приводило к дублированию функций и данных. В дополнение к заторможенным процессам загруженная оперативная память не улучшила бы ситуацию.

В компании использовался бумажный документооборот и, как упомянуто выше, ручной ввод, что делало формирование и анализ данных долговременным процессом: долгая работа — высокие трудозатраты. Контроль бизнес-процессов был затруднен в том числе из-за серьезного отсутствия прозрачности и актуальности данных — невозможность оперативно управлять закупками приводила к затрудненной оценке их результатов. Чтобы не потонуть в бумагах, требовалась автоматизация документооборота с оформлением счетов, отчетов и накладных.

Заказчик стремился интегрировать уже используемые системы: 1C, Directum, Контур.Фокус, не прибегая к разработке с нуля. Поэтому на выбор альтернативного сервиса повлияло наличие коробочного решения, которое можно легко адаптировать под уже существующие процессы. Небольшим и средним компаниям, которые нуждаются в оперативной интеграции IT-решений с обработкой данных, управлением и автоматизацией бизнес-процессов, такие стандартизированные решения хорошо подходят. В основе Norbit SRM лежит low-code платформа BPMSoft, поэтому стандартные функции и шаблоны для автоматизации закупок в ней уже присутствуют, позволяя заказчику существенно сократить время и затраты на внедрение.

Особенно важным для компании было, чтобы SRM-система обеспечила гибкую настройку бизнес-процессов, учитывая особенности закупок в строительстве, прямых и непрямых. Создание индивидуальных шаблонов документов, настройка маршрутов согласований в конструкторе без привлечения разработчиков было в топе требований.

Внедрение SRM-системы на платформе BPMSoft было построено по принципу постепенного расширения:

• базовый
• расширенный 1
• расширенный 2

Такая схема позволяла целенаправленно решать приоритетные бизнес-задачи на каждом шаге, начиная с автоматизации наиболее ключевых операций и последовательно дополняя систему новыми функциями и интеграционными решениями, направленными на внешние системы.

На базовом этапе автоматизации внедрили ключевые модули и процессы системы Norbit SRM:

1. Модуль DPM. Сбор и анализ потребностей:
   • выполняет формирование и согласование заявок на закупку.
2. Модуль SRC. Управление закупками:
   • формирование закупочной процедуры проекта,
   • добавление задач для выполнения из соответствующего справочника инициатив,
   • проведение закупочных процедур через email,
   • отчет о выборе победителей по результатам закупочной процедуры.
3. Модуль SLM. Управление базой поставщиков:
   • автоматическая проверка контрагентов в Контур.Фокус (базовые критерии).
4. Интеграция c 1C ERP:
   • синхронизация справочников.

В рамках расширенного этапа реализовали улучшения и интеграции:

1. Модуль SRC. Управление закупками (проектами):
   • интеграция с ЭТП B2B – проведение закупочных процедур.
2. Модуль CLM. Управление договорами:
   • интеграция с Directum – передача данных отчета при выборе победителя и заключение с ним договора.
3. Модуль GPM. Управление функцией закупок:
   • дашборды для анализа процессов,
   • управление инициативами и инструментами экономии, выступающими как аналог Sievo Saving Tracker.
4. Интеграция c 1C ERP:
   • расширение справочников.

Второй расширенный этап включал финальные автоматизации и улучшения:

1. Модуль SLM. Управление базой поставщиков:
   • расширенная проверка поставщиков в Контур.Фокус с автоматическим отсевом ненадежных контрагентов,
   • создание задач для юристов при «красных» статусах поставщиков.
2. Модуль CLM. Управление договорами:
   • интеграция с Directum и получение статуса подписания договора для актуального отображения в Norbit SRM,
   • интеграция с 1С для учета оборотов – данные по оборотам с поставщиками и сумме исполнения контракта отображаются в карточке отслеживаемого договора.
3. Модуль PRC. Управление заказами:
   • интеграция с 1С ERP – отправляет в Norbit SRM номера заказов для сквозного отслеживания.

Проблемы, с которыми заказчик сталкивался из-за отсутствия автоматизации и гибкости прямых и непрямых закупок, непрозрачности данных, высоких затрат, были решены после интеграции Norbit SRM в процессы компании:

• Отсутствие прозрачности → Полный контроль закупочных процессов для всех заинтересованных сторон.
• Высокие затраты → Измеримый вклад в финансовые результаты через экономию и оптимизацию стратегий работы с поставщиками.
• Разрозненные процессы → Единые стандарты работы и снижение трудозатрат.
• Ручной ввод данных → Сквозная интеграция систем без дублирования информации.

Решение обеспечило комплексную цифровизацию закупок - от планирования до исполнения контрактов.

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и договоримся о консультации, в ходе которой:

• Предложим потенциальные решения с учетом ваших потребностей
• Поможем понять, как НОРБИТ может помочь достичь ваших целей
• Предложим различные подходы к автоматизации закупок и дадим экспертную оценку от Центра компетенций НОРБИТ