Управление договорами

Управления договорами (CLM) — функциональный модуль системы Norbit SRM, разработанной на low-code платформе, позволяющий в едином цифровом пространстве вести документооборот, управлять заявками и соглашениями, включая их создание, сопровождение и изменение. Решение позволяет автоматизировать работу с документами и упрощать процессы взаимодействия с контрагентами на всех этапах закупок. Модуль «Управления договорами (CLM)» можно легко настроить под задачи конкретной организации. Внедрение системы позволит компании сократить издержки, автоматизировать и оптимизировать рутинные операции, повысить эффективность за счет сокращения трудозатрат на документооборот и т. д.

Польза для бизнеса

Обеспечение целостности данных и стандартизация бизнес-процессов

Система позволяет автоматически заполнять договоры и спецификации ключевыми данными из проведенных закупочных процедур.

Единство формата договорных документов

Для оформления заключаемых сделок используются стандартные договоры из библиотеки шаблонов.

Сокращение сроков заключения договоров

Благодаря автоматизации управления договорами за счет использования шаблонов, гибких цепочек согласования, а также контроля задач и сроков снижается потеря времени на заключение договоров.

Повышение качества исполнения обязательств и соблюдения сроков

Система позволяет фиксировать и отслеживать обязательства сторон договорных отношений, а также настраивать автоматические уведомления в привязке к срокам.

Прозрачность изменений

Изменение ключевых данных возможно при условии оформления дополнительных соглашений.

Легкое и эффективное управление

Благодаря расширенным параметрам поиска и фильтрации можно настроить систему под задачи конкретной организации.

Омниканальность

Взаимодействие с поставщиками по вопросам заключения и сопровождения договоров возможно по различным каналам: Портал поставщиков, электронная почта, ЭДО.

Функциональные возможности

Карточка договора

Типы договоров

Шаблоны договоров

Реестр обязательств

График платежей

Согласование договора

Экспресс-проверка

Классификация документов

Управление задачами

Контроль сроков

Управление изменениями

Пролонгация и расторжение

Карточка договора

Карточка договора заполняется первичными данными автоматически из связанной закупки. Далее менеджер может дополнительно внести в карточку сведения, необходимые для формирования договорного документа, а также для целей управления договорными обязательствами.

Типы договоров

Функциональный модуль в автоматизированной системе для управления договорами позволяет оформлять различные типы документации, исходя из решаемых задач: разовые соглашения, рамочные договоры с прейскурантом или без, спецификации к ним.

Шаблоны договоров

Для формирования договорных документов разных типов могут использоваться шаблоны из библиотеки. Это сокращает трудозатраты, а также снижает риски по заключению нестандартных договоров.

Реестр обязательств

На этапе заключения договора и после его подписания менеджер может сформировать реестр ключевых обязательств для целей дальнейшего отслеживания их соблюдения как со стороны поставщика, так и заказчика.

График платежей

Исходя из порядка оплаты и расписания поставки, согласованных в ходе закупочной процедуры, в CLM- модуле системы формируется график платежей, который может использоваться для целей планирования движения денежных средств, а также для обеспечения платежной дисциплины в рамках договора.

Согласование договора

До запуска внутреннего согласования менеджер может направить документ на согласование поставщику по одному из имеющихся каналов: в личный кабинет на Портале поставщика, по электронной почте и по ЭДО. Встроенный сервис позволяет далее организовать процесс внутреннего согласования на основании той или иной цепочки, исходя из типа, формата и материальности документа. Согласование может быть организовано последовательно, параллельно и в гибридном формате. В случае необходимости согласующее лицо может вернуть документ на доработку менеджеру, не прерывая последовательность согласования.

Экспресс-проверка

В системе управления договорами вы сможете получать актуальные данные о статусе поставщиков, а также маркеры их благонадежности из системы «Контур-фокус» или «СПАРК» в рамках экспресс-проверки. Также у вас будет возможность формирования собственного сводного индикатора на основании маркеров или получения существующих сводных индикаторов из указанных систем проверки.

Классификация документов

С помощью нашего расширения, основанного на алгоритмах машинного обучения, вы сможете автоматически классифицировать и проверять копии входящих договорных документов. Алгоритм «прочитает», какой именно документ вы получили от поставщика, сохранит его в правильном разделе хранилища, а также проверит на наличие расхождений с оригиналом (в случае, если поставщик подписал договор первым).

Управление задачами

Автоматизированная система управления договорами позволяет быстро ставить задачи — назначать ответственных, устанавливать плановые сроки, в том числе нормативные, фиксировать фактические сроки. Стандартные обязательные и необязательные задачи настраиваются на уровне шаблона. Также задачи может добавить менеджер договора вручную.

Контроль сроков

Благодаря инструментарию реестра обязательств и сервиса по управлению задачами вы не пропустите сроки основных вех и обязательств по договору. Также система предупредит ответственного менеджера о необходимости запустить процесс пролонгации договора.

Управление изменениями

После заключения договора изменения в его карточку в CLM-системе могут быть внесены посредством заключения дополнительного соглашения. Формирование этого системного документа позволит обеспечить необходимые прозрачность и контроль в управлении договором.

Пролонгация и расторжение

Система управления договорами позволяет контролировать сроки действия соглашения: система автоматически изменит статус на неактивный при истечении срока действия или продлит срок его действия в случае автопролонгации. Также менеджер может самостоятельно внести изменения при помощи дополнительного соглашения или расторгнуть договор при необходимости.

Внедрение CLM-системы от Norbit SRM

Закажите внедрение CLM-системы от Norbit SRM для автоматизации управления договорами, оставив заявку на нашем сайте и дождавшись обратного звонка специалиста. Эксперты помогут подобрать оптимальные отдельные программы или многофункциональные системы для оптимизации вашего бизнеса. Если у вас остались вопросы, позвоните нам по телефону +7 495 787-29-92.

Рассчитать стоимость

Управление договорами

Польза для бизнеса

Функциональные возможности

Карточка договора

Типы договоров

Шаблоны договоров

Реестр обязательств

График платежей

Согласование договора

Экспресс-проверка

Классификация документов

Управление задачами

Контроль сроков

Управление изменениями

Пролонгация и расторжение

Демонстрация системы

Внедрение CLM-системы от Norbit SRM

Практический гайд по выбору SRM решения