Закупочная логистика: особенности и методы управления процессами

Чтобы предприятие могло развиваться, уверенно чувствовать себя на рынке и получать прибыль, ему постоянно нужны ресурсы: сырье, комплектующие, товары для производства или перепродажи, упаковка, сервисное оборудование. Если их поставка нарушается даже на короткое время, сбиваются все бизнес-процессы: конвейерные линии останавливаются, выполнение заказов срывается, клиенты уходят к конкурентам. Грамотная организация закупок в логистике — это отнюдь не скучная бумажная волокита в отделе снабжения, а стратегический нервный узел всего бизнеса. Это комплексный подход, определяющий его жизнеспособность, финансовую стабильность и конкурентоспособность. В статье подробнее рассмотрим задачи в закупочной логистике, методы и особенности планирования и управления логистическими процессами.

Закупки в логистике — это базовый процесс обеспечения компании всем необходимым для ее бесперебойного функционирования. Важно уделить внимание тому, как найти надежного и выгодного поставщика, купить точное количество ресурсов по привлекательной цене и доставить их в нужную точку в оговоренные сроки. Таким образом, закупочная деятельность в логистике трансформируется из рутинной административной функции в инструмент оптимизации затрат и повышения эффективности. Качественное управление закупками в логистической системе позволяет выстраивать устойчивые связи с рынком поставщиков.

Перед сотрудниками отдела закупочной логистики стоят сложные задачи:

• Обеспечение непрерывности. Создание бесперебойного потока материальных ресурсов для производственных линий, розничных полок или сервисных центров для избежания простоя, который приводит к немалым затратам.
• Оптимизация затрат. Задача — не просто купить дешево, а минимизировать логистические издержки, куда входит цена товара и стоимость доставки, хранения, таможенного оформления, страхования и управления запасами.
• Поиск и отбор контрагентов. Выбор надежных, финансово устойчивых и добросовестных поставщиков, готовых к долгосрочному партнерству. Это основа для управления цепями поставок в закупочной логистике.
• Контроль качества. Неукоснительное соблюдение заданных стандартов качества всех поступающих материалов и комплектующих. Бракованное сырье может парализовать все производство.
• Синхронизация с другими процедурами. Эффективная организация логистических процессов в закупках и складировании требует теснейшего взаимодействия. Нельзя допускать ни дефицита, ни затоваривания складов.

Таким образом, грамотное осуществление закупок в логистике напрямую влияет на рентабельность и операционную эффективность компании.

Чтобы закупочная логистика работала слаженно, точно и предсказуемо, как швейцарские часы, она должна быть построена на фундаментальных принципах. Их соблюдение — важное условие профессионального управления бизнес-процессами.

Давайте детально рассмотрим принципы, на которых базируется успешная организация логистических процессов в закупках:

• Принцип планомерности. Закупочная деятельность в логистике должна быть основана на тщательном, детализированном планировании. Оно напрямую вытекает из производственных графиков, прогнозов продаж и данных анализа текущих запасов. Без плана процесс закупки в логистике становится хаотичным и неорганизованным.
• Принцип экономичности. Цель — не сиюминутная экономия на цене единицы товара, а минимизация совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership). Сюда входят транспортные расходы, затраты на приобретение, складирование, стоимость капитала, замороженного в запасах, риски устаревания и порчи. Этот принцип должен лежать в основе разработки стратегии закупок в логистике.
• Принцип оперативности и гибкости. Система должна обладать способностью быстро адаптироваться к изменениям: внезапный крупный заказ от клиента, сбой производства у поставщика, скачок рыночных цен, форс-мажорные обстоятельства. Это требует гибкости логистических процессов в закупках и наличия продуманных альтернатив.
• Принцип технологичности. Специализированные информационные системы (такие как SRM, ERP, SCM) делают логистические процессы в закупках прозрачными, быстрыми, менее трудозатратными и управляемыми. Они являются технической основой для контроля закупочных процедур.
• Принцип надежности и партнерства. Выстраивание долгосрочных, стратегических и доверительных отношений с поставщиками. Это уже не взаимодействие «покупатель-продавец», а полноценное партнерство, которое является краеугольным камнем для современной концепции управления логистическими процессами в закупках. Надежный партнер поможет в сложной ситуации, пойдет навстречу и будет совместно работать над инновациями.

Следование этим принципам позволяет выстроить отказоустойчивую и эффективную систему закупок в логистике, способную выдерживать рыночные колебания.

Процессы закупочной деятельности в логистике — это четкий последовательный алгоритм. Каждый этап важен и влияет на конечный результат, будь то стоимость, сроки или качество.

Давайте детально разберем стадии, из которых состоит полный цикл:

1. Выявление потребности. Этап связан с планированием логистического процесса в закупках и требует взаимодействия с производственным, коммерческим и складским отделами. На основе данных о продажах, планах производства и текущих остатках формируется заявка. Используются различные методы планирования закупок в логистике — от статистического прогнозирования до методик «канбан» или «точно в срок».
2. Исследование рынка и поиск поставщиков. После того как потребность определена, начинается этап оценки. Он включает в себя поиск потенциальных контрагентов, анализ их ценовых предложений, условий оплаты и поставки, деловой репутации, финансовой устойчивости и производственных мощностей. Это основа для формирования грамотной и обоснованной стратегии закупок в логистике.
3. Выбор контрагента и согласование условий. Это стадия переговоров и принятия ключевых решений. Проводятся тендеры, ведутся прямые переговоры по согласованию итоговой цены, сроков, гарантий, штрафных санкций и прочих условий контракта.
4. Размещение заказа и оперативное управление. После подписания договора размещается официальная заявка. Но на этом работа не заканчивается. Начинается этап оперативного управления закупками в логистике: необходимо отслеживать статус выполнения заказа у поставщика, контролировать соблюдение производственных графиков, взаимодействовать с транспортными компаниями для организации доставки и обеспечивать своевременную подготовку документов для оплаты.
5. Приемка, контроль и распределение ресурсов. Поступившие товары проходят проверку на соответствие условиям заказа по количеству и качеству, принимаются к учету и далее распределяются — либо отправляются на склад для хранения, либо напрямую в производственный цех или в торговый зал для реализации.

Пропуск или халатное выполнение любого из этих этапов ставит под удар всю цепочку бизнес-процессов компании и может привести к финансовым и репутационным потерям.

В арсенале профессионалов нет универсального способа закупать все виды товаров. Выбор подходящей модели напрямую зависит от характера спроса, его стоимости, дефицитности и специфики бизнес-процессов компании. Правильный подбор закупочных методов позволяет экономить средства и повышать гибкость и устойчивость всей цепочки поставок.

Рассмотрим распространенные виды закупок в логистике, которые часто применяются на практике:

• Закупка одной крупной партией (разовая). Данный метод подходит для единичных проектов, товаров с нерегулярным или непредсказуемым спросом, либо для ситуаций, когда есть возможность воспользоваться исключительно выгодным разовым предложением поставщика. Приобретение одной партией упрощает процессы закупочной деятельности в логистике (один заказ, одна поставка, один платеж), но при этом несет в себе риски: «замораживание» значительных средств в запасах и рост затрат на хранение.
• Регулярные (периодические) закупки равными партиями. Приобретение товара происходит через заранее определенные, равные промежутки времени (например, раз в неделю или раз в месяц), но объем каждой конкретной партии может варьироваться в зависимости от текущих складских остатков и прогнозов потребления. Этот метод требует постоянного и четкого планирования закупок в логистике и хорошо подходит для товаров с относительно стабильным, прогнозируемым спросом.
• Пополнение запасов по мере необходимости (метод «точно в срок»). Это более продвинутая и сложная в организации модель. Товар поставляется небольшими партиями в том количестве, которое немедленно требуется для производственного процесса или продажи. Преимущество — снижение или практически полное отсутствие затрат на складирование и содержание запасов. Однако реализация модели высокой степени координации и синхронизации с поставщиками, безупречного качества и надежности всех звеньев цепи.

Выбор и комбинирование этих методов — это и есть суть профессионального управления закупками в логистике, которое определяет операционную и финансовую эффективность работы.

Важный аспект — это то, как выстроено управление логистическими процессами в закупках с точки зрения задействования технологий и инструментов автоматизации. Организационная структура и используемые программные продукты определяют скорость, прозрачность и контролируемость рабочих процедур.

Существует два структурных подхода к организации работы в отделе закупок в логистике:

• Децентрализованное управление. В этом случае каждый филиал или проектная команда осуществляет закупки для себя самостоятельно. Плюсы — высокая скорость и гибкость для конкретного подразделения. Минусы — потеря синергии, раздробленность закупок, невозможность получить оптовые скидки, разрозненность данных и низкая прозрачность для головного офиса.
• Централизованное управление. При этой модели единый отдел закупок в логистике работает на всю компанию, консолидируя все заявки. Это классическая система для большинства крупных и средних компаний. Преимущества: консолидация закупочной мощности для получения максимальных скидок, унификация процессов и стандартов, прозрачность и развитие экспертизы в рамках единого центра компетенций.

Однако в современных условиях даже продуманная организационная структура не будет работать на полную мощность без передовых технологических решений. Сегодня основы профессионального управления логистическими процессами в закупках немыслимы без специализированного программного обеспечения. Ярким примером такого решения является система Norbit SRM, предназначенная для комплексной автоматизации всех бизнес-процессов, связанных с взаимодействием с поставщиками и логистикой.

Внедрение платформы меняет картину, переводя планирование и управление логистическими процессами в закупках на качественно новый уровень:

• Полная автоматизация рутины. Система автоматизирует закупочную деятельность — от создания электронной заявки сотрудником и ее согласования руководителями до формирования заказа, проведения электронного тендера, управления договорами и автоматизации сверки и оплаты счетов.
• Единое окно для работы с поставщиками. Создается централизованная, постоянно обновляемая база контрагентов с их рейтингами, историей выполненных заказов, сертификатами и карточками исполнения.
• Прозрачность закупочной деятельности. Руководство получает полную видимость по всем этапам: какие закупки идут, на какой стадии, кто из поставщиков выполняет обязательства, а кто нет.
• Аналитика и поддержка решений. Система генерирует аналитические отчеты и дашборды, которые помогают анализировать расходы, оценивать эффективность поставщиков, выявлять точки для дальнейшей оптимизации и принимать обоснованные управленческие решения в рамках стратегии закупок в логистике.

Внедрение таких инструментов, как Norbit SRM, — это не «цифровизация ради цифровизации», а стратегический шаг, позволяющий независимо от того, являетесь ли вы производственным гигантом или динамичной транспортной компанией, выстроить по-настоящему современную, эффективную и управляемую логистику в закупках.