Как закупки влияют на финансы: условия оплаты, поставщики и риски

В предыдущей статье мы с вами решили разобраться в том, как именно влияет работа закупок на финансовое состояние компании. Зачем вам это понимать?

А затем, чтобы:

• говорить на одном языке с финансовым директором и генеральным директором
• принимать взвешенные управленческие решения
• увязывать работу своей функции с общей стратегией компании.

Поехали!..

Прежде чем обсудить влияние условий оплаты на благополучие вашей компании, давайте разберемся с явлением циклов: производственного, операционного и финансового.

• Производственный цикл – это период превращения товаров (равно складских запасов) в готовую продукцию
• Операционный цикл – это период с момента поступления товаров в собственность компании до момента получения оплаты от потребителя готовой продукции или реализации товара
• Финансовый цикл – это период с момента оплаты поставщику за товар и до момента получения оплаты от потребителя готовой продукции.

Все это считается в днях, конечно же, в среднем. Вот картинка, чтобы было визуально понятно.

А теперь вопрос знатокам:

Что будет, если вы будете работать с поставщиками на условиях пост-оплаты (например, на скромных 90 днях), а с клиентами - на условиях предоплаты (например, предзаказ за 60 дней до отгрузки)?

Правильно, у вас скорее всего будет небольшой или даже отрицательный финансовый цикл (как у Apple). То есть вы получаете деньги раньше, а платите их позже. Что вы делаете с деньгами в этом промежутке, вы уже сами решаете. Можете держать на срочном вкладе или можете финансировать другие проекты. Но при этом у вас точно отличная ликвидность. У вас нет рисков кассового разрыва. Вам не нужны оборотные (краткосрочные) кредиты, т.е. деньги на текущие нужды. Вам не нужно тратить деньги на обслуживание кредитов. Соответственно, у вас выше норма прибыли и больше свободный денежный поток.

В этом контексте становится предельно понятным, почему коммерческий директор борется за сокращение отсрочки для клиентов, операционный директор – за сокращение оборачиваемости запасов, а директор по закупкам – за увеличение отсрочки платежа у поставщиков.

Как условия оплаты отражаются в отчетах:

• В балансе мы увидим их в форме кредиторской (в случае пост-оплаты) или дебиторской (в случае аванса) задолженности;
• В ОФР увидим напрямую мы наши оплаты не увидим, но легко можем увидеть проценты на обслуживание долга, если финансовый цикл компании вынуждает ее брать оборотные кредиты.
• В ОДДС мы увидим платежи поставщикам в форме конкретных выбытий денежных средств в тот или иной период.

В прошлой статье мы говорили о треугольнике «стоимость-сроки-качество». Это тот самый, в котором никогда нельзя добиться наличия всех трех факторов одновременно (например, низкой стоимости, коротких сроков поставки и высокого качества) – что-то одно обязательно страдает.

Два из трех углов этого треугольника мы покрыли, осталось разобраться с третьим - сроками. По факту речь идет о надежности поставок (здравствуйте, OTIF и скорость пополнения запасов).

Что происходит с компанией, поставщики которой демонстрируют низкую надежность поставок?

Она либо налетает на перебои в производстве (если речь идет о производственной компании), либо на нереализованный спрос или так называемый stock-out (если мы говорим о торговой компании). В первом случае речь идет о росте издержек компании. Например, в автомобильной промышленности, один час простоя конвейера может стоить десятки миллионов рублей. Во втором случае мы говорим о недополученной выручке и снижении лояльности клиентов.

Что приходится делать компании в этом случае? Правильно: формировать страховой запас на складе, который должен как раз-таки нивелировать возможные задержки в поставках. Что имеем в итоге?

• Более высокие затраты на хранение и складские операции
• Возможные потери от порчи/боя/кражи
• Риски образования неликвидов
• Увеличение сроков и стоимости инвентаризации (физически больше считать приходится)
• Ухудшение оборачиваемости запасов (страховые запасы на то и страховые, что они медленнее «двигаются»), а значит уменьшение объема доступных денег.

Внимательные читатели нашего канала вспомнят про финансовый цикл (см.выше), и это будет абсолютно справедливо, ведь оборачиваемость запасов – это производственный цикл, который участвует в расчете финансового цикла.

А как же неликвиды? Бинго! Поддержание страхового запаса создает риск возникновения и роста неликвидов. Это те самые «мертвые» (или «полумертвые») складские запасы, деньги на закупку которых были потрачены, издержки на хранение которых компания продолжает нести, а вот выхода из производственного цикла для них нет. В случае готовой продукции их можно реализовать со скидкой. Тогда прощаемся с маржой. В случае невозможности реализации неликвидов можно их списать. Тогда прощаемся с долей прибыли.

Ну а если надежность поставок подвела, а страховой запас не существует или исчерпан, то вы будете иметь дело с повышением издержек в связи с срочной закупкой (цена «на споте» стандартно выше), срочной доставкой (доставляете авиа, а не на авто или ж/д транспортом – и не в составе партии, а одной коробкой на паллете) и срочной обработкой (доплата за внеурочную работу).

Как (низкая) надежность поставок отражается в отчетах:

• В балансе мы увидим ее в запасах. Страховых, неликвидных, всяких.
• В ОФР она отразится в стоимости срочных закупок и дорогой логистике в разделе себестоимости. В дополнительных складских расходах - в качестве операционных затрат. Ну и списание неликвидов или порче уже как убытки от обесценения запасов. Упущенную выручку в ОФР мы не увидим – это наш убыток-«невидимка».
• В ОДДС вы получите отток денежных средств (на срочные закупки, доставку, переработку) в самый неудачный период – когда у вас поставка сорвалась. А это может совпасть с моментом и без того не самой сильной ликвидности.

Добиться адекватных закупочных цен и условий оплаты, качества и надежности поставок позволяет грамотное управление поставщиками.

Начнем с аккредитации, которая базово должна включать проверку поставщика на благонадежность. Здесь закрываем сразу два риска. Во-первых, риск невозврата НДС и получения претензий от ФНС (прямое влияние на ликвидность). Во-вторых, риск нарваться на мошенников (это прямые убытки).

Квалификация поставщиков и проведение аудитов позволяют поддерживать адекватный уровень качества и надежности поставок.

Формирование и поддержание панели поставщиков создает хороший рычаг для снижения закупочной стоимости. Ну и вряд ли вы будете формировать панель поставщиков безотносительно географии. Ведь вас интересует сокращение логистического плеча поставок, а значит снижение стоимости логистики (ниже себестоимость), сокращение уровня страховых запасов. А если мы говорим про локализацию закупок, то здесь мы еще убираем валютные риски, а также риски запустить наши деньги в параллельное пространство, где живут непонятно-почему-зависшие зарубежные платежи.

Сроки и объемы возврата НДС (а значит и так нужная компании ликвидность) напрямую коррелируют с качеством своевременного обмена закрывающими документами. А последнее, кстати, очень хорошо коррелирует с наличием в вашей обойме ЭДО.

Есть и более экзотические истории (хотя для кого как, конечно).

Например, VMI или vendor managed inventory. Это когда поставщик самостоятельно управляет запасами собственной продукции у вас на складе и несет ответственность за их своевременное пополнение. Здесь ожидаемый эффект в улучшении показателей оборачиваемости либо в тотальном сокращении запасов (это в случае, если товар остается на балансе поставщика до момента потребления). Красота!

Как управление поставщиками отражается в отчетах:

• Баланс – конечно же, это снижение уровня запасов (особенно при VMI).
• ОФР – с одной стороны мы имеем операционные расходы на управление поставщиками, с другой - сокращение себестоимости за счет более низких цен и избежания проблем по качеству и надежности поставок.
• ОДДС – здесь мы получаем высвобождение денег из запасов за счет VMI и благодаря сокращению страховых запасов. Своевременный возврат НДС – это прямой денежный приток. Ну, а избежание авансовых платежей ненадежным поставщикам – это фактор сохранения ликвидности. В общем, красота!

В наших статьях вы увидели, что любые действия (или бездействие) закупок находят свое отражение во всех финансовых отчетах: балансе, отчете о финансовых результатах и отчете о движении денежных средств.

А вот эти отчеты в свою очередь уже влияют на:

• условия кредитования для вашей компании – ведь их под микроскопом рассматривают соответствующие сотрудники банка
• условия привлечения инвестиционного капитала - будь то от частного лица, организации или всего фондового рынка
• настроение собственника бизнеса. Ведь ему интересно, чтобы бизнес приносил деньги, был устойчивым и развивался.

А если у собственника будет хорошее настроение, у бизнеса выше шанс на успех. А лично у вас - получить поддержку и ресурсы от руководства. Кто знает, может быть даже на автоматизацию вашей столь важной для компании работы