Даже в спокойные времена оптимизация затрат стоит на одном из первых мест рабочей повестки любого директора по закупкам, а в периоды нестабильности актуальность вопроса значительно возрастает. При оптимизации у руководителя отдела закупок есть традиционная зона ответственности — это эффективное проведение закупочных процедур и достижение максимальной экономии бюджетных средств. В этой статье мы рассмотрим, как директор по закупкам может оценить текущую операционную модель и какие шаги он может предпринять для перераспределения бюджетов.
Существующая в компании операционная модель может «подтекать» и создавать дополнительные источники затрат. Среди причин: ее общая неэффективность или потеря актуальности в текущих неблагоприятных условиях. Давайте посмотрим, где именно может возникнуть проблема.
Чек-лист для проверки операционной модели
- Анализ и планирование потребностей
Изобилие нерелевантных данных на фоне общего недостатка информации приводит к принятию неэффективных решений.
- Анализ и понимание рынков поставок
Тенденция работать с одним и тем же пулом поставщиков создает искаженное восприятие рыночной ситуации и сужает количество доступных опций.
- Разработка стратегии закупок
Ограниченный вес функции закупок и отсутствие поддержки со стороны бизнеса накладывают ограничения на эффективность стратегии.
- Сбор и анализ предложений
Отсутствие понимания о необходимости автоматизации и внедрения технологических решений приводит к неспособности извлечь дополнительную ценность.
- Проведение переговоров и заключение договоров
Отсутствие прозрачности в процессе выбора поставщиков и жесткой увязки между конкурсными процедурами и договорами могут приводить к несоблюдению принятых решений или высоким затратам без договорного покрытия.
- Создание заявок на закупку
Неудобный или неэффективный процесс создания заявок может приводить к использованию внесистемных каналов для транслирования потребностей.
- Согласование заявок на закупку
Отсутствие структурированного процесса оформления потребностей, а также использование неформальных согласований или согласований «по факту» приводят к ослаблению контроля за расходами.
- Приемка товаров и услуг
Беспорядок в процессе приемки может приводить к дублированию оплат или к преждевременной оплате некачественных товаров и услуг.
- Работа с закрывающими документами
Отсутствие электронных каналов для обмена закрывающими документами может стать причиной рисков по возмещению НДС.
- Обработка платежей
Ручные процессы в проверке, обработке, согласовании и осуществлении платежей могут приводить к ошибкам и задержкам в платежах.
Выявление этих или других недостатков операционной модели, желание сделать ее более эффективной и адаптированной для текущих условий, в которых работает бизнес, может потребовать запустить ее обновление, состоящее из следующих ключевых этапов: экспресс-оценка, определение целевой операционной модели и развитие дорожной карты.
Проанализировав недостатки текущей модели закупок в компании, руководитель готов переходить к разработке стратегии оптимизации затрат. Опишем ниже основные направления, на которых сегодня экономят крупные игроки бизнеса:
- Альтернативные пути снижения себестоимости конечного продукта компании;
- Снижение административных расходов;
- Оптимизация управления рабочим капиталом;
- Закупки в областях с льготными режимами налогообложения и кредитования;
- Снижение рисков и усиление качества контроля;
- Управление данными и продвинутая аналитика;
- Внедрение технологий для повышения эффективности и прозрачности бизнес-процессов.
Давайте чуть более предметно посмотрим на пять возможных вариантов снижений затрат.
Пять стратегий по снижению затрат
- Ребалансировка системы
В централизованной модели закупок, все закупки осуществляются из единого центра. В децентрализованной — стратегия обычно разрабатывается в центральном офисе, а закупки проводятся на местах. В рамках ребалансировки последовательно – от категории к категории - принимаются решения о том, в какой точке организации должны осуществляться закупки.
- Усиление взаимоотношений с поставщиками
В условиях разрыва логистических цепочек и разного рода ограничений надежность поставщиков невозможно переоценить. Закупки играют исключительную роль в сохранении и развитии сотрудничества с поставщиками, при этом значимость имеют не только цены, но и сроки поставки, надежность цепочек, экспертиза, команда поставщика и предлагаемые им инновации.
- Анализ и пересмотр договоров
Действующие договоры могут быть богатым источником информации и возможностей для улучшений. Изменение статуса компании или поставщика, перемены в экономической ситуации или законодательстве могут стать поводом для проведения переговоров и потенциального улучшения договорных условий.
- Оптимизация рабочего капитала
Совместно с финансовой службой закупки могут разработать оптимальные целевые условия оплаты и далее провести комплексную работу по внедрению данных условий при обновлении действующих договоров и при заключении новых.
- Повышение качества регламентации затрат
Зачастую функция закупок имеет прямое отношение к управлению административными расходами в компании. Точечные или комплексные меры по снижению таких расходов через внедрение или обновление действующих регламентов могут дать существенные результаты.
Использование технологий для снижения затрат
В совокупности со структурными и операционными изменениями внедрение современных технологий и инструментов автоматизации может принести комплексный и долгосрочный позитивный эффект, который позволит не только справиться с кризисными условиями ведения бизнеса, но и выведет компанию в лидеры рынка. Трансформация бизнеса с использованием современных технологий может приносить ощутимую ценность бизнесу. Ниже приводим данные от экспертов KMPG по результатам опроса их клиентов.
Роль директора по закупкам
Не существует идеального момента для того, чтобы запустить изменения. Всегда не вовремя, всегда не до этого. В тяжелые времена мы боремся с последствиями кризиса, в хорошие времена мы пытаемся справиться с задачами и вызовами растущего бизнеса. Директор по закупкам может взять на себя одну из ведущих ролей по повышению эффективности бизнеса. В своей зоне ответственности он может добиваться этого, двигаясь по одному или нескольким из перечисленных ниже векторов:
- Повышение качества принимаемых решений и выявление новых тенденций на рынках поставок в рамках управления;
- Усиление взаимоотношений с поставщиками и определение приоритетов в источниках поставок с учетом долгосрочных перспектив извлечения бизнес-ценности;
- Анализ категорий и ключевых потребностей бизнеса для выявления возможностей для экономии
- Внедрение инструментов для повышения прозрачности затрат
Вы можете начать ваше путешествие по области повышения эффективности бизнеса, задав себе следующие вопросы:
- Каким образом закупки могут выступить драйвером инноваций, извлечения дополнительной бизнес-ценности и снижением рисков?
- Каким образом существующая стратегия по закупкам поддерживает и усиливает стратегию развития и цели бизнеса?
- Увязаны ли меры по достижению экономии затрат со стратегией бизнеса и насколько скоординированы ожидания и действия по их обеспечению среди разных функций и департаментов компании?
- Какие знания, навыки и инструменты требуются вашей команде для достижения целей по оптимизации затрат? Имеется ли связь между процессами подбора и удержания профессионалов с достижением данных целей?
- Имеется ли у вас дорожная карта для достижения устойчивого развития, в том числе с учетом вызовов и возможностей нашего цифрового века?
