Как директор по закупкам может повлиять на оптимизацию затрат

Даже в спокойные времена оптимизация затрат всегда стоит на одном из первых мест рабочей повестки любого директора по закупкам. А в периоды нестабильности вопрос снижения затрат имеет первостепенное значение.

Подготовки для вас резюме статьи экспертов компании KPMG, которая посвящена теме оптимизации затрат в закупках.

Очевидно, что у директора по закупкам есть традиционная и достаточно всем хорошо понятная зона ответственности, если речь идет об оптимизации затрат, – это эффективное проведение закупочных процедур и достижение максимальной экономии бюджетных средств. В более зрелых компаниях на первый план выходят категорийное управление и управление взаимоотношениями с поставщиками. Однако закупки могут влиять на объем затрат компании работая и на других фронтах:

• Альтернативные пути снижения себестоимости конечного продукта компании
• Снижение административных расходов
• Оптимизация управления рабочим капиталом
• Закупки в областях с льготными режимами налогооблажения и кредитования
• Снижение рисков и усиление качества контроля
• Управление данными и продвинутая аналитика
• Внедрение технологий для повышения эффективности и прозрачности бизнес-процессов

1. Ребалансировка система
В централизованной модели закупок, все закупки осуществляются из единого центра. В децентрализованной модели стратегия обычно разрабатывается в центральном офисе, а закупки проводятся на местах – там, где это представляется наиболее эффективным. Необходимо провести критический анализ и, в случае необходимости, ребалансировку существующей модели. В рамках этой работы последовательно – от категории к категории - принимаются решения относительно того, в какой точке организации должны осуществляться закупки. Где-то, например в связи с уникальной экспертизой локальной команды, закупки должны проводиться на местах, а где-то - с учетом возможных положительных эффектов от агрегирования потребностей или использования единого стратегического подхода - категория должна быть передана в центральное управление.

2. Усиление взаимоотношений с поставщиками
В текущих условиях разрыва логистических цепочек и разного рода ограничений надежность поставщиков невозможно переоценить. Закупки играют исключительную роль в сохранении и развитии сотрудничества с поставщиками, при этом значимость имеют не только цены, но и сроки поставки, надежность цепей поставок, экспертиза, команда поставщика и предлагаемые им инновации.

3. Анализ и пересмотр договоров
Действующие договоры могут быть богатым источником информации и возможностей для улучшений. Особенно «древние» договоры, в которые давно никто не заглядывал. Изменение статуса компании или поставщика, изменение в объемах сотрудничества, перемены в экономической ситуации или законодательстве, а также прочие факторы могут выступить отличными поводами для проведения переговоров и потенциального улучшения договорных условий для компании.

4. Оптимизация рабочего капитала
Закупки играют одну из ведущих ролей в оптимизации рабочего капитала. Совместно с финансовой службой закупки могут разработать оптимальные целевые условия оплаты и далее провести комплексную работу по внедрению данных условий при обновлении действующих договоров и при заключении новых.

5. Повышение качества регламентации затрат
Зачастую функция закупок имеет прямое отношение к управлению административными расходами в компании. Точечные или комплексные меры по снижению таких административных расходов через внедрение или обновление действующих регламентов могут дать существенные результаты в деле улучшения финансового состояния компании.

Существующая операционная модель закупок может «подтекать» в том или ином месте и тем самым создавать дополнительные источники затрат для компании. Причиной этому может быть общая неэффективность модели или потеря актуальности для сложившихся неблагоприятных условий. Давайте посмотрим, где именно может возникнут проблема.

1. Анализ и планирование потребностей
Изобилие данных на фоне недостатка информации (то есть обработанных и значимых данных) приводит к тому, что принимаются неэффективные решения.

2. Анализ и понимание рынков поставок
Тенденция работать с одним и тем же пулом поставщиком может создавать искаженное восприятие ситуации на рынке поставок и сужать количество доступных опций.

3. Разработка стратегии закупок
Ограниченный политический вес функции закупок и отсутствие поддержки со стороны бизнеса накладывают ограничения на эффективность стратегии закупок.

4. Сбор и анализ предложений
Недостаточное понимание и использование технических решений приводит к неспособности извлечь дополнительную ценность (например, проведение закупочных процедур через почту).

5. Проведение переговоров и заключение договоров
Отсутствие прозрачности в процессе выбора поставщиков и жесткой увязки между конкурсными процедурами и договорами могут приводить к несоблюдению принятых решений или высоким затратам, которые не имеют договорного покрытия.

6. Создание заявок на закупку
Неудобный или неэффективный процесс создания заявок может приводить к использованию внесистемных каналов для транслирования потребностей.

7. Согласование заявок на закупку
Отсутствие структурированного процесса оформления потребностей, использование неформальных согласований или согласований «по факту» приводит к ослаблению системы контроля за расходованием бюджетных средств и разделением прав и полномочий.

8. Приемка товаров и услуг
Беспорядок в процессе приемки может приводить к дублированию оплат или к преждевременной оплате некачественных товаров и услуг.

9. Работа с закрывающими документами
Отсутствие электронных каналов для обмена закрывающими документами может приводить к повышенным трудозатратам и рискам по возмещению НДС.

10. Обработка платежей
Ручные процессы в проверке, обработке, согласованию и осуществлению платежей могут приводить к ошибкам, а также к задержкам в платежах, что может негативно сказываться на взаимоотношениях с поставщиками.

Выявление этих или других недостатков операционной модели, желание сделать ее более эффективной и адаптированной для сложившихся условий ведения бизнеса может потребовать запустить ее обновление. Какие этапы и активности будет включать данный проект?

Экспресс-оценка

• Разработать верхнеуровневые гипотезы по работе операционной модели в формате «как-есть» на основании текущего понимания существующих процессов, технологий и возможностей операционной модели
• Провести обсуждение и проверку гипотез с ключевыми стейкхолдерами и выявить проблемные зоны в операционной модели
• Провести детальные обсуждения с руководителями функций и командами общих центров обслуживания для дальнейшей детализации понимания операционной модели.

Определение целевой операционной модели

• Определить целевую операционную модель (включая оргструктуру), которая поможет в решении ранее выявленных проблемных зон и областей неэффективности
• Выявить в целевой модели зоны потенциальных рисков

Определение инициатив и развитие дорожной карты

• Определить набор инициатив для внедрения целевой операционной модели и оргструктуры
• Провести сопоставление сформированного набора инициатив с текущими проектами во избежание задвоения и критических несоответствий
• Рассчитать требуемые вложения и потенциальную экономию отдельно по инициативам и в целом

Трансформация бизнеса с использованием современных технологий может приносить ощутимую ценность бизнесу. Насколько ощутимую? Вот какие данные представили эксперты KMPG по результатам опроса их клиентов.

В совокупности со структурными и операционными изменениями внедрение современных технологий и инструментов автоматизации может принести комплексный и долгосрочный позитивный эффект, который позволит не только справиться с кризисными условиями ведения бизнеса, но и выведет компанию в лидеры рынка. 

Не существует идеального момента для того, чтобы запустить изменения. Всегда не вовремя, всегда не до этого. В тяжелые времена мы боремся с последствиями кризиса, в хорошие времена мы пытаемся справиться с задачами и вызовами растущего бизнеса. Директор по закупкам может взять на себя одну из ведущих ролей по повышению эффективности бизнеса. В своей зоне ответственности он может добиваться этого, двигаясь по одному или нескольким из перечисленных ниже векторов:

• Повышение качества принимаемых решений и выявление новых тенденций на рынках поставок в рамках управления на основе данных
• Усиление взаимоотношений с поставщиками и определение приоритетов в источниках поставок с учетом долгосрочных перспектив извлечения бизнес-ценности
• Анализ категорий и ключевых потребностей бизнеса для выявления возможностей для экономии
• Внедрение инструментов для повышения прозрачности затрат и отслеживания экономии.

Вы можете начать ваше путешествие по области повышения эффективности бизнеса, задав себе следующие вопросы:

• Каким образом закупки могут выступить драйвером инноваций, извлечения дополнительной бизнес-ценности и снижением рисков?
• Каким образом существующая стратегия по закупкам поддерживает и усиливает стратегию развития и цели бизнеса?
• Увязаны ли меры по достижению экономии затрат со стратегией бизнеса и насколько скоординированы ожидания и действия по их обеспечению среди разных функций и департаментов компании?
• Какие знания, навыки и инструменты требуются вашей команде для достижения целей по оптимизации затрат? Имеется ли связь между процессами подбора и удержания профессионалов с достижением данных целей?
• Имеется ли у вас дорожная карта для достижения устойчивого развития, в том числе с учетом вызовов и возможностей нашего цифрового века?

Надеемся, что данные материалы были для вас полезными и вдохновили вас на новые свершения. Ведь всё в ваших руках!

Вы можете ознакомиться с полным текстом статьи КПМГ в оригинале по ссылке: https://advisory.kpmg.us/content/dam/advisory/en/pdfs/2023/cost-efficient-action-plan-modern-cpo.pdf