А это правда, что закупки влияют на финансы компании? Глупый вопрос, да? Конечно, влияют!
А как именно влияют? Давайте разбираться вместе.
Основные финансовые отчеты
К теме влияния закупок на финансы можно подойти очень по-разному. Но мы пойдем от привычных для закупщиков понятий: закупочная цена, условия оплаты, надежность поставок, управление поставщиками и так далее. И посмотрим, как все эти штуки в вашей зоне ответственности влияют на финансовое состояние компании.
Для начала поговорим об основных финансовых отчетах. Итак, встречайте - три кита финансовой отчетности:
Баланс говорит об имущественном положении организации на определенную дату (стандартно это конец квартала или года) – как фотоснимок. Состоит из активов (ресурсов компании), обязательств (задолженность компании) и капитала (разницы между первым и вторым). Вместе обязательства и капитал обозначают как пассивы.
ОФР (отчет о финансовых результатах) показывает какие доходы компания получила и какие расходы понесла за определенный период (обычно между двумя балансами) и, самое главное – какую прибыль (или убыток – куда без этого) получила.
ОДДС (отчет о движении денежных средств) отражает все денежные поступления и платежи за период (опять-таки между двумя балансами), а также остатки денег на начало и на конец этого периода.
Все эти отчеты взаимосвязаны. Например, вы купили партию сырья:
- Запасы выросли в балансе
- Деньги ушли в ОДДС
- А после продажи товара клиентам стоимость закупки отобразится в ОФР.
В общем ваши действия как закупщика находят отражение в одном или нескольких отчетах. Как именно? Смотрим дальше. А как выглядят цифры в отчетах интересует достаточно важных людей в вашей компании. В том числе и акционеров. Но об этом позже.
Закупочная стоимость
Именно закупочная стоимость чаще всего находится в фокусе внимания закупщиков и тех, кто оценивает их работу. На что она влияет?
Во-первых, она имеет прямое влияние на себестоимость производства или продаж. С учетом того, что стоимость закупаемых товаров и услуг может легко составлять 60-70% от общей себестоимости продукции компании, масштаб влияния интуитивно понятен. Что это значит? Чем ниже себестоимость, тем больше маржа (как разница между ценой продажи и себестоимостью) и тем выше валовая прибыль.
Во-вторых, мы же закупаем не только сырье, материалы, запчасти, которые потом пойдут в производство. Или товары, которые пойдут в реализацию. Мы еще закупаем сопутствующие товары и услуги (например, канцелярию, мебель и услуги клининга для офиса).
Соответственно, влияем на коммерческие и управленческие расходы. То есть влияем в целом на уровень прибыли от продаж.
Что нам дает один условный сэкономленный рубль?
Это дополнительный шанс победить в ценовой конкуренции. Мы можем продавать дешевле, чем конкуренты, и планомерно увеличивать долю рынка и объем выручки.
Это средства для вложения в дифференциацию нашего продукта, то есть в отстройку от конкурентов: например, проведение маркетинговых исследований, продвижение бренда, повышение лояльности покупателей. В результате мы получаем возможность продавать наш продукт дороже конкурентов. И снова больше выручка, выше маржа.
Или это денежный ресурс для выхода на новые рынки… Или для расширения производственных площадок, для R&D… Или для автоматизации закупок!
В общем вариантов, куда потратить деньги с пользой в бизнесе – предостаточно. Это вы и сами знаете.
Как закупочная стоимость отражается в отчетах:
- Рост запасов в активах баланса – после перехода права собственности и до перехода товара в форму незаконченного производства или до реализации (в случае прямой перепродажи). Про запасы поговорим подробнее в одной из следующих публикаций.
- Рост кредиторской задолженности в пассивах баланса. Это в случае пост-оплаты.
- В ОФР закупка отразится в себестоимости продаж или в коммерческих и иных расходах.
- А в ОДДС мы увидим ее в виде конкретных оттоков денежных средств, ведь этот отчет про живые денежные потоки.
Качество
Не бывает стоимости без качества, ведь треугольник «стоимость-сроки-качество» никто не отменял. Теперь поговорим о качестве товара более предметно и детально.
Во-первых, качество сырья, комплектующих, расходных материалов, запчастей, оборудования для нашего производства оказывает прямое влияние на себестоимость нашей продукции:
- Сырье более низкого качества – выше удельное потребление или процент брака
- Комплектующие, расходники, запчасти подкачали – больше поломок, ремонтов, простоев
- Оборудование не ахти – снова поломки, ремонты, простои, ниже производительность.
А все вместе – это дополнительные затраты на возврат и замену товара, на срочную закупку (привет «цена на споте») и входящую логистику (доставка авто или авиа вместо ж/д). А еще, возможно, неудовлетворенный спрос наших клиентов по конечной продукции, а следовательно сокращение выручки. Ну или затраты на исходящую логистику (срочная отправка) в попытке эту выручку не уронить.
Во-вторых, речь может идти о конечной продукции. Если некачественный продукт дойдет до нашего потребителя (или все наши возвраты-замены с поставщиком приведут к задержкам отгрузки), это плохо скажется на лояльности клиента.
А что такое лояльность клиента? Это его удержание, это повторные продажи, это «сарафан». Лояльный клиент – это более низкая стоимость удержания по сравнению с привлечением нового клиента, а значит меньше затрат на маркетинг при том же объеме выручки.
Еще более низкий уровень брака и возвратов позволяет снизить:
- страховой запас на складе, а значит уменьшить объем замороженных денежных средств
- удельную стоимость транспортной логистики (больше не возим туда-сюда бракованный товар)
- трудозатраты (равно издержки) на работу с рекламациями и браком, как для отдела закупок (при работе с поставщиками), так и для отдела клиентского сопровождения (в случае конечных клиентов)
- уровень рисков отзыва продукции или получения штрафов от регуляторов.
И еще может быть не совсем тривиальная мысль: высокий уровень качества может позволить нам увеличить гарантийный срок на конечную продукцию, а значит - потенциально - цену, объем продаж, а следовательно, и выручку.
Как качество отражается в отчетах:
- В балансе мы увидим его отражение в стоимости запасов (например, через страховой запас) и в резервах (например, на потенциальный отзыв продукции)
- В ОФР он отразится в себестоимости продаж или в операционных расходах (например, издержки на работу с браком)
- В ОДДС мы говорим про денежные потоки, а значит речь пойдет о выплатах по рекламациям и гарантийным случаям, а также об оплате транспортных расходов в рамках обратной логистики.
В следующей статье разберем условия оплаты, надежность поставок и управление поставщиками.
