Cost saving vs Cost avoidance

Сегодня обсудим две различающиеся концепции: Экономия затрат (Cost Saving) и Предотвращение затрат (Cost Avoidance), которые часто путают в рамках обсуждения эффективности функции закупок в компании, объединяя общим термином «экономия».

Экономия затрат (Cost Saving) — это сокращение расходов, которые уже были понесены или ожидаются в рамках текущей деятельности. Это может быть связано с заключением более выгодных контрактов с поставщиками или поиском способов оптимизации процессов для снижения операционных расходов. По сути, экономия затрат — это сокращение текущих или будущих расходов.

С другой стороны, предотвращение затрат (Cost Avoidance) — это стратегии и действия, направленные на то, чтобы избежать расходов в будущем. Это может быть профилактическое обслуживание оборудования, чтобы избежать дорогостоящего ремонта в дальнейшем, или соблюдение нормативных требований, чтобы избежать штрафов и санкций. Предотвращение затрат — это скорее дальновидность и проактивное управление, чем непосредственная оптимизация финансовых показателей.

С точки зрения финансов понимание разницы между экономией затрат и предотвращением затрат имеет важное значение для эффективного взаимодействия с ключевыми стейкхолдерами, составления бюджета и управления финансами. Обе концепции играют важную роль в стратегиях закупок, но преследуют разные цели и по-разному влияют на финансовые результаты компании.

Остановимся чуть подробнее на каждой из концепций.

• переговоры с поставщиками о более выгодных ценах,
• оптимизация операционных процессов для сокращения потерь,
• инвестиции в более эффективные технологии,
• поиск альтернативных ресурсов, которые могут предложить аналогичное качество по более низкой цене.

Финансовые последствия экономии затрат очевидны и измеримы, что делает этот показатель важным для оценки как функции закупок, так и операционной эффективности компании.

Например, если компания успешно договаривается о снижении ежемесячной платы за CRM-платформу, расчет экономии затрат можно выразить следующей формулой:

Первоначальная цена – новая цена = разница в цене (экономия в базовой валюте компании)

Чтобы наглядно продемонстрировать финансовую выгоду, можно представить ее в процентах:

(Разница в цене / Первоначальная цена) x 100 = процент экономии

Такое сокращение расходов напрямую способствует увеличению чистой прибыли, повышению рентабельности и позволяет компаниям направлять ресурсы на другие важные направления своей деятельности.

• диверсификация базы поставщиков для предотвращения затрат, связанных с перебоями в цепочке поставок, которые могут возникнуть из-за зависимости от одного поставщика,
• оптимизация процессов, направленная на рациональное использование ресурсов и предотвращение необходимости дорогостоящей модернизации или расширения в будущем.

Финансовые последствия предотвращения затрат менее очевидны по сравнению с экономией затрат.

Несмотря на то, что стратегии предотвращения затрат необходимы для поддержания долгосрочной финансовой устойчивости компании, они не отражаются в отчете о прибылях и убытках (P&L). Вместо этого они служат для защиты от потенциальных убытков или увеличения расходов. Эффективность предотвращения затрат можно оценить с помощью простого расчета:

Предполагаемая стоимость бездействия (модель AS IS) – стоимость упреждающего решения (модель TO BE) = сумма экономии за счет предотвращения затрат

Например, если предполагаемые издержки бездействия оцениваются в 5 000 000 рублей, а затраты на упреждающее решение — в 2 000 000 рублей, то экономия за счет предотвращения затрат составит:

Экономия на предотвращении затрат = 5 000 000 рублей – 2 000 000 рублей = 3 000 000 рублей

Этот расчет также можно выразить в процентах, чтобы наглядно продемонстрировать эффективность стратегии:

Процент экономии за счет предотвращения затрат = (новые затраты / затраты в случае бездействия) x 100

В этом сценарии, если удастся избежать расходов в размере 3 000 000 рублей, процент экономии составит:

Процент экономии за счет снижения затрат = (3 000 000 / 5 000 000) * 100 = 60%

Принимая упреждающие меры, компании могут эффективно избежать значительных потенциальных убытков и тем самым сохранить финансовую стабильность в долгосрочной перспективе.

Понимание разницы между экономией затрат (Cost Saving) и их предотвращением (Cost Avoidance) крайне важно для компаний, оптимизирующих свои расходы. Сокращение затрат предполагает фактическое уменьшение расходов, которое отражается в финансовой отчетности и дает немедленную выгоду за счет таких мер, как пересмотр контрактов с поставщиками или оптимизация процессов.

Например, объединение подписок на программное обеспечение может привести к экономии средств за счет сокращения количества дублирующих лицензий. В отличие от этого, предотвращение затрат предполагает принятие упреждающих мер для предотвращения будущих трат, которые не всегда можно измерить. Например, выявление приложений, которые используются нечасто, может помочь избежать ненужного продления подписки на программное обеспечение.

Экономия затрат легко поддается количественной оценке и отражается в финансовых отчетах, демонстрируя ощутимые преимущества для заинтересованных сторон. Для сравнения, предотвращение затрат часто носит гипотетический характер и менее очевидно, поэтому его влияние сложнее измерить.

Реализация стратегий экономии затрат направлена на немедленные действия по сокращению текущих расходов, в то время как предотвращение затрат требует долгосрочного планирования и управления рисками для предотвращения будущих расходов.

Таким образом, обе стратегии способствуют улучшению финансового положения, но экономия средств дает измеримые преимущества, в то время как предотвращение расходов направлено на снижение потенциальных затрат без немедленного эффекта. Сочетание этих двух подходов позволяет разработать комплексную стратегию управления расходами, которая обеспечит максимальную эффективность и поддержит устойчивость компании.

• Сложности с аллокацией: точно определить, за счет каких инициатив была достигнута экономия, может быть непросто, особенно если одновременно реализуется несколько стратегий. Чтобы отделить их друг от друга, необходимо иметь полное представление о деятельности компании.
• Отсутствие стандартизированных методологий: отсутствие стандартизированного подхода к расчету экономии затрат (Cost Saving) и предотвращению затрат (Cost Avoidance) затрудняет сравнение различных инициатив. Такая вариативность может препятствовать эффективному распределению ресурсов и принятию решений.
• Внешние факторы: стратегии снижения затрат часто сталкиваются с непредсказуемыми внешними факторами, такими как волатильность рынка или изменения в законодательстве, которые могут оказать влияние на инициативы по экономии и внести неопределенность в оценку.
• Сложность измерения косвенных выгод: косвенные выгоды от реализации инициатив, такие как улучшение отношений с поставщиками и повышение операционной эффективности, зачастую трудно поддаются количественной оценке, что затрудняет представление всего спектра достигнутой экономии.
• Определение надежного базового уровня: для точных измерений необходим надежный базовый уровень для сравнения, однако исторические данные могут не отражать текущие рыночные условия или организационные сложности, что затрудняет оценку экономии затрат.
• Колебания рыночных цен: изменчивость рыночных цен может снизить эффективность мер по экономии средств и затруднить оценку реального влияния стратегий закупок в долгосрочной перспективе.
• Сложность анализа данных: необходимость анализировать множество переменных, таких как скидки за объем и оптимизация процессов, усложняет процесс расчета, повышая риск ошибок или неточностей в измерениях.

Максимальная экономия средств необходима для повышения прибыльности и операционной эффективности бизнеса. Ниже приведены примеры стратегий, которые помогут достичь этой цели:

• Переговоры с поставщиками: участие в переговорах с поставщиками может привести к заключению выгодных условий, таких как скидки при оптовых закупках или более выгодные условия оплаты. Это не только снижает стоимость товаров и услуг, но и способствует установлению долгосрочных партнерских отношений, которые могут принести дополнительные выгоды.
• Операционная эффективность: оптимизация процессов за счет их совершенствования может значительно сократить потери (брак, излишние запасы, своевременность поставки и т.д.) и снизить затраты. Внедрение принципов бережливого производства и регулярный анализ процессов помогут выявить области, требующие улучшения.
• Аутсорсинг: использование внешних ресурсов для непрофильных видов деятельности, таких как обслуживание клиентов или ИТ-поддержка, может привести к существенной экономии средств. Такой подход позволяет компаниям сосредоточиться на своих основных компетенциях, сократив при этом операционные расходы.
• Использование технологий: инвестиции в технологии позволяют автоматизировать процессы, сократить трудозатраты и повысить производительность. Технологии, от систем управления запасами до бухгалтерского программного обеспечения, помогают снизить операционные расходы и повысить эффективность.
• Оптовые закупки: по возможности покупайте товары оптом, чтобы существенно сэкономить. Консолидация потребности позволяет снизить стоимость единицы товара и минимизировать расходы на доставку, что положительно сказывается на прибыли.
• Объединение ресурсов: сотрудничество с другими компаниями для совместного использования ресурсов, таких как офисные помещения или оборудование, может привести к снижению накладных расходов. Эта стратегия повышает эффективность и снижает финансовую нагрузку на отдельных участников.
• Фрилансеры и сотрудники по контракту: привлечение фрилансеров или сотрудников по контракту для выполнения конкретных проектов может снизить расходы на заработную плату штатных сотрудников. Такая гибкость позволяет компаниям масштабировать штат в зависимости от спроса без чрезмерных затрат.

Применяя эти стратегии, компании могут выявить потенциальные возможности для экономии, оптимизировать свою деятельность и в конечном итоге укрепить свои конкурентные преимущества на рынке.

Чтобы максимально эффективно избегать лишних затрат, организации должны применять упреждающий подход, уделяя особое внимание управлению рисками и планированию на будущее. Ниже приведены примеры стратегий, которые помогут достичь этой цели:

• Проводите оценку рисков: регулярно анализируйте потенциальные риски, которые могут привести к финансовым потерям в будущем. Выявляйте уязвимые места в цепочках поставок, производственных процессах или соблюдении нормативных требований, которые могут привести к финансовым последствиям.
• Инвестируйте в технологии: используйте инструменты расширенной аналитики и предиктивного моделирования для прогнозирования потенциального роста затрат. Технологии могут помочь выявить тенденции и закономерности, которые могут указывать на возможное повышение цен в будущем или снижение эффективности работы.
• Заключайте долгосрочные контракты: фиксирование цен с поставщиками в рамках долгосрочных соглашений может защитить организацию от волатильности рынка. Такой подход не только стабилизирует расходы, но и способствует укреплению отношений с поставщиками.
• Внедряйте программы профилактического обслуживания: составьте график регулярного технического обслуживания оборудования и активов. Решая потенциальные проблемы до того, как они приведут к дорогостоящему ремонту или замене, компании могут значительно сократить непредвиденные расходы.
• Повышение энергоэффективности: инвестиции в энергоэффективные технологии и методы могут помочь сократить расходы на коммунальные услуги в будущем. Это включает в себя переход на энергоэффективное оборудование и оптимизацию использования ресурсов на всех этапах производства.
• Расширьте сотрудничество с поставщиками: наладьте прочные партнерские отношения с ключевыми поставщиками, чтобы обеспечить надежность и качество. Партнерские отношения могут привести к улучшению условий сотрудничества, снижая риск сбоев, которые могут повлечь за собой дополнительные расходы.
• Будьте в курсе тенденций на рынке: следите за развитием отрасли и колебаниями рынка. Понимание экономических показателей и стратегий конкурентов поможет предвидеть изменения, которые могут повлиять на расходы.
• Уделяйте особое внимание соблюдению нормативных требований и контролю качества: уделяйте приоритетное внимание соблюдению нормативных требований и контролю качества, чтобы избежать возможных штрафов, юридических проблем или возврата продукции. Внедрение строгих протоколов соблюдения требований может предотвратить дорогостоящие сбои в работе.

Применяя эти стратегии, организации могут проактивно управлять своими финансовыми обязательствами и эффективно минимизировать риск возникновения ненужных расходов в будущем, тем самым улучшая общее финансовое состояние.