Приоритетной составляющей деятельности предприятия любого профиля является ведение базы данных. Она содержит информацию о партнерах и клиентах, сотрудниках предприятия, текущих и планируемых сделках, товарах, поставках и так далее. По мере развития компании эти сведения накапливаются, становится сложнее их структурировать без риска потери данных. Так или иначе у владельца бизнес-структуры или директора государственной организации возникает потребность в инструменте управления мастер-данными. Сегодня в этом качестве используются
Что собой представляет МДМ
Под аббревиатурой MDM подразумевается Master Data Management, что дословно переводится как «управление мастер-данными». Система представляет собой совокупность процессов и инструментов, которые в непрерывном режиме управляют нормативно-справочной информацией в коммерческой частной компании или государственной организации. Под системой НСИ, в свою очередь, понимаются фиксированные справочники, исходно наполняемые и изменяемые в редких случаях по мере необходимости. К таким данным относятся классификаторы, стандарты, нормативные акты, справочная информация по регионам, валютам и так далее. Мастер-данные объединяются схожим составом и атрибутами и хранятся в виде линейных и иерархических справочников.
Как правило, в компаниях сбор и хранение данных выполняется в специализированных информационных системах, например, в CRM, SRM или ERP. Они составляют базы данных, выраженных в виде традиционных excel-таблиц или в иной форме в зависимости от использованного программного обеспечения. Если для сбора и управления важной информацией используется более двух форм хранения данных, возможны проблемы в процессе формирования отчетности и составлении единого представления об актуальном состоянии дел в компании. Если нет эффективной системы управления мастер-данными в едином информационном пространстве, увеличиваются трудозатраты, повышаются издержки, возникает риск получения некорректных или неактуальных данных. Необходимость в адекватном инструменте синхронизации послужила поводом для разработки МДМ.
По сути MDM-системы — это комплексное решение, которое включает в себя:
- данные и справочники — структурированная информация о разных аспектах деятельности предприятия и бизнес-процессах;
- взаимосвязи — правила обмена данными;
- инструменты — определенные программные продукты, предназначенные для решения конкретных задач;
- стейкхолдеры — прямые и косвенные пользователи данных (преимущественно таковыми являются сотрудники организации).
Такие решения непосредственно касаются многих служб компании: IT и HR, отдела продаж, производственной части, финансового блока и отдела снабжения.
Какие задачи решает MDM
Обеспечение целостности базы данных предполагает их нормализацию. Посредством синхронизации информации, полученной из разных источников, происходит удаление дубликатов и устаревших фрагментов, а также восполняются пробелы и в результате остаются только актуальные данные. Основными задачами МДМ-системы считаются:
- управление записями с одновременной их актуализацией;
- упрощение процесса формирования отчетности;
- централизованное хранение данных и консолидация;
- автоматизация ручного анализа и сбора информации из различных источников;
- группировка данных по признакам и обеспечение быстрого доступа к ним.
Посредством внедрения систем управления НСИ достигается корректное и непротиворечивое представление обо всех данных предприятия. Это становится возможным благодаря настройке определения достоверности информации и удалению дубликатов.
Виды мастер-данных
Чтобы прояснить принцип работы MDM, целесообразно уточнить, что собой представляют мастер-данные. Назначение Master Data — обеспечение единства предоставления массивов данных справочного характера независимо от формы их получения. Такие данные подразделяются на ряд разновидностей:
- Референсные (Reference Data или RDM) — централизованные линейные справочники, не изменяющиеся со временем, не требующие сложной логики и привлечения администраторов. Большинство общероссийских классификаторов относятся к данному виду.
- Основные мультидоменные (Master Data) — данные иерархических и линейных структур со схожими по составу и атрибутам записями, которые, в отличие от референсных, меняются постоянно и характеризуются сложной структурой. Сюда входит справочная информация о контрагентах, абонентах, активах компании, сотрудниках и так далее.
- Сложные иерархические справочники или Product Information Management (PIM) — описывают сущности, различающиеся по характеру, как правило, относящиеся к информации о материалах, продуктах и товарах.
- Customer Data Integration (CDI) — подкласс MDM, предназначенный для ведения справочников клиента и выполняющий вспомогательную функцию.
По мере того, какая требуется работа с мастер-данными, промышленные MDM-системы управления содержат в составе инструменты, предоставляющие следующие опции:
- гибкое моделирование справочников с опцией изменения структуры по мере необходимости, а также расширения или коррекции атрибутного состава;
- обеспечение интеграционных процессов по предоставлению мастер-данных внешним системам и наполнению справочников;
- установка связей между используемыми данными в справочных источниках;
- параметрическая классификация, помогающая повысить гибкость атрибутного состава;
- поддержание надлежащего качества данных с контролем атрибутов записи и соблюдением соответствия правилам сообразно источнику;
- согласование внесения изменений в сделанные ранее записи или создания новых, добавляемых в справочники;
- обеспечение ролевого доступа к данным с учетом того, что не все сотрудники должны иметь равные возможности в этом смысле при получении чувствительной информации.
Чтобы реализовать эти опции и улучшить управление данными, применяются специализированные инструменты, подходящие для обработки структурированной и неструктурированной информации, а также аналитических и операционных баз. Это помогает организации повысить результативность менеджмента. При выборе MDM-систем следует решить, как это решение будет реализовано — посредством локального центра обработки информации, в общедоступном, гибридном или частном облаке. Определиться заранее необходимо потому, что внедрение некоторых МДМ возможно только конкретным способом.
Как происходит управление мастер-данными
Стратегия управления занимает промежуточную позицию между менеджментом данными и глобальной стратегией компании. Современная бизнес-среда требует возможности применения политик и процедур для контроля качества, сбора, использования и хранения данных. Ключевые области менеджмента Master Data, поддерживаемые МДМ-системами, следующие:
- аудит и отчетность — отслеживание истории изменений с указанием авторов корректировок, содержимого, примененных правил сопоставления и хранения;
- анализ и мониторинг — проводится на уровне политик, метрик и объектов мастер-данных;
- конфиденциальность и защита данных — обеспечение контроля доступа, шифрование, управление согласием пользователей и так далее;
- встроенные функции контроля — проводятся проверки допустимости значений при вводе, а также выполняется динамическое маскирование данных при доступе и удалении по истечении заданного срока.
Управление мастер-данными востребовано в широкой области деятельности, в той или иной форме применяется в частном бизнесе и государственном секторе. Сегодня, когда проводится импортозамещение программного обеспечения, на рынок выходят решения MDM собственной разработки. Появляются российские IT-продукты, не уступающие по качеству зарубежным, помогающие наладить менеджмент мастер-данными на микросервисной архитектуре. Эти продукты легко масштабируются и интегрируются в какие угодно цифровые пространства и способны корректно и без сбоев взаимодействовать с большими объемами информации.
Выбор MDM-систем
Решения по менеджменту мастер-данных должны обладать четырьмя первостепенными характеристиками: комплексным подходом, поддержкой поэтапной реализации, непосредственно управлением и соответствующей архитектурой. Конкретный продукт подбирается под соответствующий бизнес. Например, решения, интегрируемые в инфраструктуру заказчика, отличаются гибкостью в плане кастомизации и доработки функционала. В то же время системы, построенные на вычислительных мощностях поставщика услуг, ускоряют ввод в эксплуатацию за счет автоматической подготовки инфраструктуры MDM, сокращают финансовые затраты на приобретение и обслуживание оборудования и операционные расходы за счет подписки, снимают с IT-сотрудников компании часть сервисной нагрузки, помогают получить современное решение, масштабируемое вместе с бизнесом.
Также при выборе МДМ-системы заказчику следует обратить внимание на комплексные интегрированные решения, представляющие собой единый инструмент, отличающиеся простотой управления и решающие задачи всей компании, а не только отдельных департаментов. Такие варианты дают возможность сотрудникам предприятия сосредотачиваться на приоритетных задачах, не отвлекаясь на второстепенные и рутинные. Важно, чтобы система была гибкой, легко переносилась с одной платформы на другую, характеризовалась модульностью и масштабируемостью. Подробнее о выгодах от внедрения MDM-системы для автоматизации закупок вы можете узнать в вебинаре, проведенном экспертами НОРБИТ. В рамках семинара профессионалы рассказали о проблемах с закупками, с которыми сталкиваются руководители, ключевых задачах систем класса MDM, а также о преимуществах внедрения MDM-инструментов.