Лента: некоммерческие закупки в ритейле

Проблемы заказчика

Отсутствие единого информационного потока по некоммерческим закупкам

Трудности с оперативным реагированием на изменения и управлением процессом

Рост объёма некачественных и несвоевременных поставок, повышенная нагрузка на сотрудников

Недостаточная прозрачность и управляемость процессов некоммерческих закупок на всех этапах

Цели

Снижение стоимости закупок за счет увеличения прозрачности и повышения конкуренции между участниками

Сокращение рисков финансовых потерь за счет управления стратегией взаимодействия с поставщиками и контроля закупочных процедур

Сокращения сроков проведения тендера, включая подписание договоров НКЗ путем автоматизации рутинных процедур

Оптимизация затрат на стратегическую закупку за счет снижения затрат на персонал и сокращения бумажного документооборота

Процесс

Были автоматизированы процедуры формирования заявок, организации конкурсов и закупок разных категорий товаров.

Срок реализации

12 месяцев

Работают в системе

1500+ пользователей

Результат

80% операций НКЗ в цифровом формате

Результаты проекта

Централизация закупок

Сокращение сроков проведения тендеров

Снижение закупочных цен за счет расширения круга поставщиков

Усиление переговорной позиции

Контроль и мониторинг тендерных процедур

Защищенный доступ к предложениям поставщиков

Переход на новую систему Norbit SRM позволил создать базис для сокращения сроков закупочных процедур, оптимизации затрат, минимизации рисков при работе с поставщиками и ускорения проведения тендеров. Все подразделения теперь могут взаимодействовать внутри единой системы и использовать корпоративную почту для более удобных согласований тендерных документов.

Функционал, реализованный на проекте

Сбор потребностей и проведение закупок (s2c)

Управление потребностями и заявками: работа с регулярными и нерегулярными потребностями, сбор и согласование заявок на закупку ТМЦ и услуг.

Проведение закупочных процедур: тендеры, аукционы, запросы цен (в т.ч. многоэтапные), коммерческая и техническая оценка предложений, поддержка работы тендерного комитета.

Управление договорами и номенклатурой: подготовка и согласование договоров и допсоглашений, ведение и поддержка каталога ТМЦ и услуг.

Управление поставщиками: аккредитация и квалификация, проверка поставщиков через внешние сервисы (например, Контур.Фокус).

Гибкое проведение закупочных процедур

Проведение закупочных процедур из системы на ЭТП (Bidzaar, b2b-center): публикация, сбор коммерческих предложений, работа с разъяснениями.

Проведение закупок с использованием электронной почты и получение коммерческих предложений поставщиков.

Сравнение и оценка предложений по различным критериям с использованием интерактивного конкурентного листа.

Информирование участников о результатах закупки.

Архитектура решения

Отзывы

«Для нас важным аспектом было обеспечение непрерывности, прозрачности и централизованной оркестрации всех этапов процесса некоммерческих закупок. Созданные механизмы стратегического подхода к управлению поставщиками и усилению конкурентной среды отлично демонстрируют, что наш тандем с НОРБИТ справился с большей частью задач, несмотря на возникавшие трудности. Автоматизация многих повторяющихся операций помогла снизить нагрузку на ресурс подразделения.»

Андрей Пахомов

директор по некоммерческим закупкам «Группы Лента»

Интеграции

Чтобы избежать дублирования функционала и обеспечить единый рабочий процесс, SRM была интегрирована с внутренней ERP, почтой и двумя электронными торговыми платформами — B2B-center и Bidzaar.

SAP

WSS

ЭТП B2B

ЭТП Bidzaar

О «Группе Лента»

«Группа Лента» — ведущий многоформатный продуктовый и FMCG‑ретейлер в России. Она является крупнейшей сетью гипермаркетов в стране. Компания основана в 1993 году в Санкт‑Петербурге. Бизнес представлен более чем в 1 000 населённых пунктах России и включает свыше 6 000 магазинов разных форматов.